La loi du 14 juin 2013 fixe l’entrée en vigueur de la base de données économiques et sociales (BDES) au 14 juin 2015 pour les entreprises de 50 à moins de 300 salariés. Cette BDES a pour but d’offrir aux représentants du personnel un accès à un plus large domaine d’informations et constitue un support pour la consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Alors que l’échéance approche, comment remplir ces obligations ?

Les informations à transmettre dans le cadre de la BDES

Avant l’entrée en vigueur de la BDES, les employeurs transmettaient déjà un certain nombre d’informations aux représentants du personnel : le rapport annuel sur la situation économique de l’entreprise, le bilan social, le rapport sur la situation comparée des conditions d’emploi et de formation des hommes et des femmes etc.

Aujourd’hui, la BDES regroupe les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Ces informations doivent être mises à disposition :

• du comité d’entreprise, ou, à défaut, des délégués du personnel dans les entreprises d’au moins 50 salariés ;
• du CHSCT ;
• des délégués syndicaux.

Ces informations doivent être réparties dans huit rubriques :

• les investissements social, matériel et immatériel,et éventuellement en matière environnementale ;
• les fonds propres, endettement, impôts et taxes ;
• la rémunération des salariés et des dirigeants. Cela concerne les entreprises qui ont des actionnaires et celles qui ont des mandataires sociaux ;
• les activités sociales et culturelles ;
• la rémunération des financeurs : des actionnaires et de l’actionnariat salarié ;
• les flux financiers à destination de l’entreprise : les aides publiques, les réductions d’impôts ou encore exonérations et réductions de cotisations sociales ;
• la sous-traitance ;
• les transferts commerciaux et financiers des entités du groupe.

• Mais difficile de toujours identifier ce qui se cache derrière ces intitulés

C’est pourquoi les éditions Tissot proposent un outil en ligne enrichi de contenu pour créer sa BDES : BDES online. Pour chaque rubrique obligatoire, sont données des explications sur le contenu associé.

Ces données sont à fournir sur une période de six ans. Elles portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et sur les trois années à venir. Par exception, les employeurs n’ont pas, l’année de mise en place de la BDES, à revenir sur les deux années précédentes.

Les données de la BDES devront également être actualisées afin de correspondre au mieux à la réalité économique et sociale de l’entreprise.

Pour aider les employeurs à remplir cette obligation, la solution des éditions Tissot « BDES online » propose ainsi de notifier en un clic aux représentants du personnel chaque mise à jour effectuée.

Le support de la BDES

La loi autorise les employeurs à choisir le type de support de la base de données : version papier ou version informatique.

C’est également à eux qu’il revient de fixer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES.

Choisir une solution informatique semble toutefois plus pratique, notamment pour mettre à jour les données et pour assurer un accès permanent aux représentants du personnel.

Les sanctions encourues

Concernant les employeurs qui ne respectent pas l’obligation de mise en place de la BDES au 14 juin 2015 (au 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus), la loi du 14 juin 2013 ne prévoit pas expressément de sanction.

Cependant, en cas d’absence de base de données économiques et sociales ou si celle-ci est incomplète ou non-actualisée, les instances représentatives du personnel peuvent agir en justice pour délit d’entrave. Ce qui expose aujourd’hui l’employeur à 3 750 euros d’amende et un an d’emprisonnement.