Nous inaugurons une chronique dans laquelle nous vous proposons des informations pratiques autour des textes législatifs.

10 conseils pour bien tenir la comptabilité d’un CE

La comptabilité peut être tenue selon différents moyens. Il existe bon nombre de logiciels simples d’utilisation et peu onéreux permettant de tenir une comptabilité.

La spécificité comptable du CE réside dans l’obligation de distinguer les dépenses et les ressources en deux comptes de résultats :

• l’un concerne les activités sociales et culturelles,
• l’autre est réservé au fonctionnement économique du comité.

Pour respecter la séparation de ces budgets, il est conseillé au CE de disposer de deux comptes bancaires.

La confusion de la gestion des budgets a des conséquences juridiques préjudiciables pour le comité d’entreprise et les élus : abus de confiance.

C’est en fonction d’une hypothèse de subvention, pour l’exercice à venir, que les élus élaborent un budget par activité.

Ils répartissent la subvention perçue en fonction des activités qu’ils souhaitent mettre en œuvre dans la limite de celle-ci en veillant à ne pas dépasser les ressources dont ils disposent.
Ils peuvent participer au financement partiel de certaines activités (telles que places de cinéma par exemple) mais ils doivent s’assurer de respecter les textes.

Le CE est une personne morale de droit privé à but non lucratif mais son action s’inscrit dans le respect des lois françaises et il doit, pour sa gestion, respecter les réglementations sociales et fiscales dans l’attribution des ressources aux salariés ou dans le recours aux prestataires auxquels il peut éventuellement faire appel pour le développement de ses activités.

La mise en place des règles de contrôle interne de la comptabilité du CE est nécessaire : qui signe les chèques, qui valide les dépenses, qui passe les commandes etc. ?

Les dépenses doivent être justifiées en fonction d’une décision préalable du comité prise collectivement au regard de sa conformité au budget voté par le CE.
Dans le cas où les élus ont des frais de représentation ou des frais de mission, les noms des personnes invitées doivent figurer sur les notes de restaurant.

Le CE doit méticuleusement organiser le classement des documents et le référencement des différentes pièces comptables. Une classification annuelle ainsi qu’un archivage est indispensable.

Le CE va être confronté à des prestataires qui exercent leur activité sur le marché. À chaque fois qu’il est nécessaire de faire appel à un prestataire, il faut que le comité organise un « mini-appel d’offres » en demandant par exemple 2 devis, si les sommes en cause dépassent un montant qu’il lui appartient de fixer en proportion de ces ressources. Cela pour démontrer sa volonté de rechercher  le meilleur rapport qualité/prix dans la gestion des activités qu’il entend mettre en œuvre. sans pour autant prendre le moins-disant car la notion qualitative est importante

Le contrôle des comptes par un expert-comptable permet aux élus du CE de bénéficier de conseils et d’un regard extérieur. Le coût de leur mission sera fonction du temps de travail qu’ils consacreront aux missions qui leur sont confiées (conseils, accompagnement régulier, contrôle périodique, révision annuelle).

Les élus sont, en quelque sorte, les mandataires des salariés pour gérer de l’argent collectif. Ils doivent donc rendre compte, de manière suffisamment claire et objective de leurs travaux et éventuellement des actions engagées pour la défense des salariés et donc de l’utilisation du budget de fonctionnement. De plus, ils doivent donner des informations qualitatives sur les prestations réalisées dans le cadre de la gestion des activités sociales et culturelles,. Au-delà des chiffres, leur rapport doit éclairer les salariés sur les critères de leur choix et le contenu des activités mises en places.

Le contexte législatif          

La loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale introduit dans son chapitre IV de nouvelles obligations à la charge des comités d’entreprise en matière de transparence financière. Elle soumet les CE aux obligations comptables définies à l'article L123-12 du code du commerce et codifie les règles que devront respecter les comités d’entreprise pour leur gestion.

La loi  prévoit l’adaptation, selon la taille des CE, mais tous devront respecter les obligations suivantes :

1.    Désignation d’un trésorier (art. L2325- al 3) à qui elle confie des tâches spécifiques .

2.    Établissement de comptes annuels pour tous les CE tout en prévoyant des modalités différentes selon leur taille :

• une comptabilité « ultra-simplifiée » est prévue pour les plus petits CE, qui ne dépasseraient pas un seuil à fixer par décret (le montant de 153 000 euros semble avoir été retenu). Cette disposition concernerait l'immense majorité des comités d’entreprise. Ceux-ci, par dérogation, pourront s’acquitter de leurs obligations comptables en tenant un livre retraçant chronologiquement le montant et l’origine des dépenses qu’ils réalisent et des recettes qu’ils perçoivent et en établissant une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et ses engagements en cours (art L2325-46) ;
• les CE dont les ressources excéderaient ce seuil et « qui ne remplissent pas au moins deux des trois critères fixés pour les associations » (50 salariés en équivalent temps plein, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources) seront soumis à une comptabilité simplifiée, avec l’obligation de confier la mission de présentation de ses comptes annuels à un expert-comptable ;
• enfin, ceux remplissant au moins deux de ces trois mêmes critères devront tenir une comptabilité de droit commun et, à compter du 1^er janvier 2016, faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. Une procédure d’alerte permettra à celui-ci de relever d’éventuels risques financiers.

3.    Information sur les transactions les plus significatives (art. L2325-47), soit dans le rapport de gestion pour les « petits CE » soit dans l’annexe des comptes pour les autres.

4.    Arrêté des comptes selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par des membres élus du CE désignés par lui et au sein de ses membres élus.

5.    Les comptes sont approuvés par les membres élus du CE en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l’objet d’un procès-verbal spécifique.

6.    Établissement d’un rapport de gestion (art. L2325_50). Ce rapport présente des informations qualitatives sur ces activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du CE et les salariés de l’entreprise. Un décret à paraître en précisera le contenu en fonction de la taille du CE.

7.    Information des membres du CE et publication des comptes (art. L2325-51 &52).

Au plus tard 3 jours avant la séance plénière, les membres du CE chargés d’arrêter les comptes communiquent aux membres du CE les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents prévus par l’art. L. 2325-46 pour les petits CE accompagnés des différents rapports.

Le CE porte à la connaissance des salariés, par tout moyen, ses comptes ou le cas échéant les documents de synthèse pour les « petits CE » et le rapport de gestion.

De plus pour certains CE, la loi instaure des obligations spécifiques.

1.    Lorsque l’ensemble constitué par le CE et les entités qu’il contrôle au sens de l’article 233-16 du code de commerce, à savoir dès lors qu'ils contrôlent de manière exclusive ou conjointe une ou plusieurs autres entités ou qu'ils exercent une influence notable sur celles-ci, dépasse, pour au moins 2 des 3 seuils fixés pour les « gros CE », le CE devra établir des comptes consolidés. L’Autorité des normes comptables fixera les prescriptions comptables s’appliquant à ces comptes.

2.    Lorsque le CE établit des comptes consolidés, le rapport de gestion porte sur l’ensemble constitué par le CE et les entités qu’il contrôle.

3.    Lorsque le CE établit des comptes consolidés, il est tenu de nommer 2 commissaires aux comptes.

Dans tous les cas, les honoraires des commissaires aux comptes sont à prélever sur le budget de fonctionnement. Comme ceux de l’expert-comptable en charge de la mission de présentation.

4.    Le CAC du CE qui relève, à l'occasion de l'exercice de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du comité, doit en informer le secrétaire et le président du CE. En cas d'incertitude sur la continuité de l'exploitation du comité, le CAC peut déclencher une procédure d'alerte et devra en informer le président du tribunal de grande instance (article L. 2325-55).

5.    Pour les CE dépassant et réunissant 2 des 3 seuils prévus à l’art. L.2325-45, la loi complète la liste des commissions prévues par le Code du travail et instaure l’obligation d’une commission des marchés.

Pour les marchés dont le montant est supérieur à un seuil qui sera fixé par décret, le CE détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et des prestataires du CE.

La commission des marchés choisit les fournisseurs et les prestataires du CE. Elle rend compte de ces choix au moins une fois par an au CE, selon des modalités déterminées par le règlement intérieur du CE.
Les membres de la commission des marchés sont désignés par le CE, parmi ses membres titulaires.

Le règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement de la commission, le nombre de ces membres, les modalités de leur désignation et la durée de leur mandat.

Par Claudine Vergnolle, responsable Audice Consultant.