La loi relative à la formation professionnelle et à la démocratie sociale du 5 mars 2014 impose désormais à certains comités d’entreprise la création d’une commission des marchés visant à encadrer et sécuriser le recours à des prestataires et fournisseurs de service par le comité d’entreprise.

Cette obligation s’inscrit dans cette volonté du législateur d’une transparence financière des comités d’entreprise ; transparence financière qui impose désormais à ces derniers de tenir et présenter une comptabilité et d’établir un certain nombre de rapports au titre desquels un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le CE et l’un de ses membres.

Votre comité d’entreprise est-il concerné par cette obligation ?
Si votre comité d’entreprise dépasse le seuil fixé pour au moins 2 des 3 critères que sont le nombre de salariés du CE et/ou ses ressources annuelles et/ou son bilan total, alors vous êtes concernés par cette obligation et vous devez créer une commission des marchés.

• NB : Ces seuils, qui seront déterminés par décret, devraient être les suivants : 50 salariés ; 3,1 millions de ressources annuelles ; 1,55 million d’euros au bilan.

 
À quelle date cette obligation s’impose-t-elle à votre comité d’entreprise ?
La loi du 5 mars 2014 précise que l’obligation de constituer une commission des marchés s’applique aux exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2015.

Dès lors, si votre exercice comptable coïncide avec l'année civile, l'obligation de constituer une commission des marchés est entrée en vigueur au 1^er janvier 2015.

En revanche, si votre exercice comptable ne coïncide pas avec l'année civile, cette obligation n’entre en vigueur qu’à compter du premier exercice comptable ouvert après le 1^er janvier 2015.
 
Qui peut être membre de la commission des marchés ?

La commission des marchés est constituée au sein du comité d’entreprise ; elle en représente ainsi une émanation.

La loi précise à cet égard que seuls les élus titulaires peuvent être désignés comme membres de cette commission.
 
Dès lors, ne peuvent en être membres les élus suppléants, les représentants syndicaux au comité, le président du comité.

En revanche, la loi renvoie au règlement intérieur du comité d’entreprise le soin de déterminer librement :

• le nombre de membres composant la commission,
• les modalités de la désignation des membres de la commission,
• et la durée du mandat des membres de la commission.

Il semble dès lors juridiquement possible de prévoir que l’ensemble des membres titulaires du comité d’entreprise sont membres de la commission des marchés et de déterminer une durée des mandats qui ne soit pas de 4 ans.


Comment s’organise et fonctionne la commission des marchés ?
La loi du 5 mars 2014 précise à cet égard que le règlement intérieur du comité d’entreprise détermine les modalités de fonctionnement de la commission des marchés.

La loi précise toutefois que la commission des marchés doit rendre compte au comité d’entreprise de ses choix au moins une fois par an dans des conditions déterminées par le règlement intérieur du comité d’entreprise.

Enfin, la loi impose à la commission l’élaboration d’un rapport d’activité annuel qui doit être joint en annexe au rapport de gestion et d’activité du comité d’entreprise.

L’intervention de la commission des marchés est-elle toujours obligatoire ?
L’intervention de la commission des marchés n’est obligatoire que pour les marchés de fournitures ou prestations de services dont le montant est supérieur à un seuil devant encore être fixé par décret.
 

• NB : Ce seuil devrait s’établir autour de 20 000 ou 30 000 euros.

Pour ces marchés, le comité d’entreprise détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et prestataires ainsi que la procédure d’achats de fournitures, de service et de travaux.

La commission des marchés arrête ensuite le choix des fournisseurs et prestataires avec lesquels le comité d’entreprise est amené à conclure des contrats sur la base des critères retenus ; choix dont elle rend compte annuellement.

Quelques remarques et suggestions

Sur l’intervention de la commission des marchés

La loi du 5 mars 2014 impose la constitution et l’intervention d’une commission des marchés uniquement lorsque le montant desdits marchés est supérieur au seuil qui sera déterminé par décret et lorsque le comité d’entreprise est assimilé par la loi à un « gros CE ».

La constitution et l’intervention de la commission des marchés ne s’imposent donc pas dans les autres cas.

Pour autant, un moyen ou petit comité d’entreprise pourrait décider de créer et d’avoir recours à une commission des marchés y compris pour les marchés dont le montant est inférieur au seuil fixé par décret afin de rassurer et/ou d’assurer la transparence des relations contractuelles.

Sur les membres composants la commission des marchés

S’agissant des membres de la commission des marchés, si la loi ne fixe pas de limite en nombre, il n’est pour autant pas opportun de prévoir que l’ensemble des membres titulaires sont membres de cette commission.

En outre, tel n’est pas, à notre sens, la volonté du législateur.

Ce dernier a en effet précisé que le règlement intérieur doit également prévoir les modalités de désignation des membres de la commission. Si l’ensemble des titulaires sont, de facto, membres de la commission des marchés, aucune modalité de désignation ne serait à prévoir, vidant ainsi de substance l’approche du législateur.
 
De surcroît, la commission propose des critères de choix et des procédures que le comité d’entreprise doit ensuite arrêter.

La décision du comité d’entreprise devrait donc relever d’une délibération de ce dernier. Or, seuls les élus titulaires (ou les suppléants amenés à remplacer un titulaire) peuvent prendre part au vote.
 
Dès lors, si l’ensemble des titulaires sont membres de la commission des marchés, quels seraient l’opportunité et l’intérêt d’une telle procédure ?

Enfin, il semble important de souligner que la loi du 5 mars 2014 n’a prévu aucune rémunération des heures consacrées à la commission des marchés par ses membres.

Le temps consacré à cette commission par ses membres s’impute dès lors sur leur crédit d'heures (ce qui expliquerait d’ailleurs que le législateur ait précisé que seuls les titulaires peuvent être membres de la commission des marchés), crédit d’heures qui n’a pas été augmenté par le législateur.

Enfin, concernant la durée des mandats des membres de la commission des marchés, la loi n’impose pas qu’elle soit calée sur celle des mandats des élus.

Il est donc possible de prévoir une durée de mandat inférieure aux 4 années de mandature des élus légalement fixée.

En revanche, une durée supérieure ne semble pas envisageable dans la mesure où les membres de la commission pourraient ne pas être réélus. Leur mandat tomberait donc automatiquement avec leur mandat d’élu au comité d’entreprise ; précision qu’il peut être opportun de mentionner dans le règlement intérieur.

Dans le même sens, il semble également important de prévoir, dans le règlement intérieur du comité d’entreprise, les conséquences de la fin anticipée du mandat d’élu sur le mandat de membre de la commission des marchés.
 
Sur le rapport annuel d’activité

La commission des marchés doit rendre compte au comité d’entreprise de ses choix au moins une fois par an et procéder à l’élaboration d’un rapport d’activité annuel qui doit être joint en annexe au rapport de gestion et d’activité du comité d’entreprise.

Pour mémoire, le rapport relatif aux informations qualitatives sur les activités du CE et sa gestion financière est présenté en séance plénière du comité d’entreprise au cours de laquelle les comptes du comité sont approuvés.

En outre, ce rapport vise à être porté à la connaissance de tous les salariés et ce, par tous les moyens.

Le rapport d’activité annuel de la commission des marchés étant joint en annexe au rapport de gestion et d’activité du comité, la même procédure de présentation et communication devrait donc trouver à s’appliquer.