Bien choisir une solution applicative pour votre base de données économiques et sociales (anciennement BDU, base de données unique) c’est la choisir durable et évolutive, c'est-à-dire capable d’anticiper d’éventuelles évolutions structurelles ou dimensionnelles de l’entreprise. Elle devra également être capable d’intégrer les demandes des RH, celles des délégués du personnel et également d’éventuelles évolutions réglementaires.

Depuis 2014, les entreprises répondent globalement toutes à la règlementation (1), même si elles le font plus ou moins dans les délais impartis (2). Les premiers retours d’expériences et les premières réactions des différents intervenants autour de ce nouveau dispositif au service du dialogue social permettent déjà d’ajouter des indicateurs pouvant aider les entreprises pas encore équipées à choisir la meilleure option.

Fondements de la BDU-BDES

La première notion de base de données unique a vu le jour avec l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013. Avec la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, le dispositif a été renommé base de données économiques et sociales. C’est la traduction dans les textes d’une volonté affirmée de refondre le dialogue social « en favorisant un rôle accru des salariés et de leurs représentants tant dans les actions d’anticipation que d’adaptation de l’entreprise ».

En instituant une nouvelle procédure, la loi vise à ce que le comité d’entreprise soit consulté sur les orientations stratégiques et sur leurs conséquences sur l’activité. Le pendant de cette nouvelle consultation est donc la constitution de la base de données économiques et sociales qui doit contenir un ensemble de données économiques et sociales qui permettent de comprendre « la situation de l’entreprise, ses choix et les conséquences des orientations stratégiques dans des domaines listés ».

Les grandes rubriques mentionnées dans le décret pour lesquelles les informations doivent figurer sont au nombre de huit (investissements, fonds propres etc.) et le contenu doit être ordonné, centralisé et accessible. Tous les mandatés doivent avoir accès à l’information.

Des évolutions concertées à attendre

Si certaines entreprises ont pris les devants en associant les partenaires sociaux aux choix de la solution utilisée (dans la plupart des cas, des progiciels consacrés), toutes les entreprises peuvent potentiellement s’attendre à recevoir des demandes d’évolutions de leur part concernant la structuration de la base de données, les accès ou la définition de la périodicité de remise à jour.

Sur ces plans, la solution BDES-BDU doit garantir des qualités de souplesse au niveau de sa définition structurelle, doit permettre la meilleure traçabilité datée relativement aux mises à jour de documents et avoir un haut niveau de sécurisation, tout en permettant d’accueillir de nouveaux types de profils d’utilisateurs.

Les représentants du personnel (IRP) ne disposent pas toujours de bureaux et la solution doit donc autoriser une large accessibilité dans le respect des normes fixées pour la sécurisation. Les alertes pour les réunions envoyées par SMS par exemple peuvent être un plus apprécié, dans le cas où les destinataires travaillent sur des chantiers.

Des évolutions dictées par la pratique et les coûts

Du côté des DRH (ou parfois plus précisément des affaires sociales) en charge de rassembler des données parfois dispersées ou disparates puis de devoir les formater afin de les rendre interprétables, le besoin est affirmé de pouvoir disposer d’un progiciel à l’interface claire et réactive qui simplifiera les futures mises à jour en permettant par exemple de reproduire certaines tâches d’une année sur l’autre. Il faut savoir que la BDU-BDES peut être vécue côté DRH comme « une contrainte de plus ».
Éplucher les bilans sociaux, rapports d'activités économiques etc. pour donner une cohérence peut être chronophage et bien souvent les moyens humains manquent...

C’est pourquoi une application en SAAS mutualisé, qui évoluera régulièrement au fil des pratiques en proposant régulièrement des améliorations de fonctionnement destinées à simplifier les actions et donc à faire gagner du temps, devra être privilégiée.

Les commodités du SAAS

Les employeurs verront aussi d’un bon œil les solutions qui proposeront un texte d’engagement de confidentialité que les utilisateurs signeront en ligne, toute modification induisant une nouvelle acceptation des conditions.

Par ailleurs, si la règlementation évolue (avec par exemple de nouvelles définitions de rôles imposés, de nouveaux périmètres, de nouveaux grands thèmes ou une modification de la périodicité), la capacité de l’applicatif à s’adapter naturellement grâce à des possibilités d’administration étendues devra sérieusement être évaluée. Encore une fois, la facilité de déploiement de nouveaux développements spécifique proposée par le SAAS joue à plein…

Pour finir, un autre facteur décisionnel, bien sûr à ne pas perdre de vue, reste l’aspect financier. Dans une perspective d’évolution et de durabilité, le coût d’une solution BDU-BDES en SAAS est sans surprise, contrairement par exemple à une solution interne qui pourrait nécessiter de nouveaux coût de développements en cas d’évolution nécessaire. Avec le SAAS, les coûts de licences sont arrêtés d’une année sur l’autre et sont donc simples à provisionner. Une qualité que toutes les entreprises sauront apprécier...

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1. La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi et le décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013 impliquent la création d’une base de données économiques et sociales (BDES) unique pour les entreprises de 300 salariés et plus (les entreprises de moins de 50 salariés n’ont pas l'obligation de se doter d’une BDES). La mise en place des dispositifs était à réaliser au plus tard le 14 juin 2014. Le 14 juin 2015 est la date limite fixée pour les entreprises de moins de 300 salariés). Pour le détail des contenus et des règles à respecter, consultez ce site consacré à la base de données économiques et sociales.

2. En l'absence de base de données unique, l'employeur se rend coupable de délit d'entrave passible d'un an d'emprisonnement et d'une amende de 3 750 €.