La loi de sécurisation de l’emploi et le décret paru le 27 décembre 2013 ont prévu la mise en place d’une base de données économique et sociale dans les entreprises d’au moins 50 salariés. La fiche 1 de la circulaire DGT 2014-1 du 18 mars 2014 précise cette nouvelle obligation.

La transmission au comité d’entreprise

La transmission au comité d’entreprise d’informations tout au long de l’année ne favorise pas une compréhension claire d’une vision d’ensemble de l’activité de l’entreprise. Il s’agit souvent d’une information formelle et segmentée qui ne permet pas l’instauration d’un dialogue social de qualité. Partant de ce constat, les partenaires sociaux signataires de l’ANI, ont souhaité la mise en place d’un outil qui devrait permettre aux membres du comité d’entreprise de mieux appréhender les données et enjeux stratégiques de l’entreprise.

Cet outil devrait permettre :

- une meilleure organisation des informations, afin de rendre visible la construction et la distribution de la valeur ajoutée ;

- la constitution d’une base d’informations sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;

- une mise à disposition de ces informations, transmises de manière récurrente au comité d’entreprise.

C’est tout l’enjeu de la création de la base de données, qui doit permettre de regrouper et de classer les informations qui doivent obligatoirement être fournies au comité d’entreprise de manière cohérente et par grandes thématiques (8 thèmes précisés par le décret : investissements, fonds propres et endettement, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers à destination de l’entreprise, sous-traitance, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Cette base doit donc améliorer la lisibilité de l’information, favoriser leur appropriation et permettre des échanges constructifs entre les représentants du personnel au comité d’entreprise et la direction de l’entreprise.Il est conseillé aux employeurs, de construire cette base de données avec les institutions représentatives du personnel et les organisations syndicales. La négociation d’un accord pourrait être opportune.

Quelles sont les informations attendues dans la base de données ?

Le code du travail détermine les informations qui sont transmises de façon récurrente au comité d’entreprise (exemples : les informations trimestrielles, les informations semestrielles, le rapport sur la situation économique de l’entreprise, le bilan social…). Elles devront obligatoirement figurer dans la base de données. En revanche, les informations ponctuelles (tel qu’un plan de sauvegarde de l’entreprise) n’ont pas à figurer dans la base de données. Il peut également s'agir d’informations transmises au CHSCT, qui sont également transmises au comité d’entreprise (rapport faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions travail).

Des informations provenant d’autres codes et pour lesquelles le code du travail prévoit qu’elles soient fournies de manière récurrente au comité d’entreprise. Par exemple, les documents comptables et financiers fournis aux instances dirigeantes de l’entreprise. Toutes ces informations devront être mises à la disposition dans la base de données et réparties entre les différentes rubriques de la façon qui soit la plus pertinente possible, pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus. Si d’autres informations s’avèrent utiles à la consultation sur les orientations stratégiques, elles seront mises à disposition dans la base de données.

Toutes les informations contenues dans la base de données revêtent un caractère prospectif et historique. Il s’agit d’informations disponibles de manière définitive ou provisoire relative à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années à venir. Pour les trois années à venir, si elles ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l’employeur devra expliquer pour quelles raisons.

La mise en place et les modalités de fonctionnement

Lorsqu’il existe des établissements multiples, il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement. En revanche, la base de données mise en place au sein de l’entreprise devra comporter l’ensemble des informations que l’employeur doit mettre à la disposition des membres du comité central d’entreprise et des comités d’établissement. Dans les UES, la base est mise en place à ce niveau. Une base de groupe peut être mise en place. Un accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe. En aucun cas elle ne se substituera à celle de l’entreprise. Il appartiendra à l’accord qui pourrait être institué de déterminer les personnes ayant accès à la base de données mise en place au niveau du groupe, ainsi que ces modalités d’accès, de consultation et d’utilisation.

La base doit être accessible en permanence. Elle est accessible aux membres titulaires ou suppléants du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu’aux membres du comité central d’entreprise, du CHSCT et aux délégués syndicaux. Toutefois, les représentants de sections syndicales ne font pas partie des personnes pouvant consulter cette base. Cette notion de disponibilité permanente des informations est importante car elle vise à rompre avec une transmission d’informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au rythme des évolutions au sein de l’entreprise. Cette notion de permanence imposée par la loi ne veut toutefois pas dire accessible 24 heures sur 24. En effet, lorsque pour la consulter il est nécessaire d’accéder aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous format papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise. Il reviendra donc à l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de cette base. Il est souhaitable que cette décision fasse l’objet d’un dialogue avec les utilisateurs.

Quelles sont les informations disponibles pour le comité d’établissement ?

Les membres du comité d’établissement devront avoir accès dans la base de données, à toutes les informations qui leurs sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d’information et contenus dans des rapports et bilans qui leurs sont communiquées périodiquement (par exemple : bilan social de leur établissement, documents comptables et financiers lorsqu’il existe une comptabilité propre à l’établissement...). Ils devront également disposer des orientations stratégiques envisagées par l’employeur, qui ont des conséquences économiques et sociales sur l’établissement.

L’obligation de discrétion

L’ensemble des personnes ayant accès à la base de données a une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. La notion d’informations confidentielles a déjà été précisée.

- Elle est considérée comme confidentielle, si sa diffusion est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

- Néanmoins, elle n’est pas confidentielle, si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise.

Les informations économiques et financières devront être examinées au regard des exigences légales qui régissent ces informations, notamment en matière de droit boursier. Les droits d’accès fournis par l’employeur aux personnes mentionnées préalablement, sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers. Le respect de cette obligation est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’entreprise se déroule dans un climat de confiance. La mise à jour de la base s’appuie sur les dispositions du Code du travail relatives à l’actualisation des informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise.

Les données doivent être mises à jour périodiquement, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail. Par exemple, les informations trimestrielles données au comité d’entreprise devront être mises à jour trimestriellement dans la base de données. La substitution aux rapports et informations récurrents : la mise à la disposition de l’ensemble des informations récurrentes dans la base de données économiques et sociales est obligatoire. Elle permet la substitution aux divers rapports et bilans, qui représente à terme une simplification importante. Les entreprises pourront toutefois compléter la mise à disposition des informations par une transmission par un autre biais.

La mise à disposition dans la base de données des informations contenues dans les rapports et les informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise valent communication lorsque deux conditions cumulatives sont remplies :

1. les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail ;

2. l’employeur met à disposition des membres du comité d’entreprise les éléments d’analyse ou d’explications, lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

La loi et le décret ne visent expressément que les rapports et informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise. Par conséquent, aucune substitution n’est possible pour les informations données aux autres instances représentatives du personnel (CHSCT). Lors de consultations ponctuelles du comité d’entreprise, bien que les informations nécessaires soient versées dans la base de données, ces consultations continueront de faire l’objet de l’envoi de rapports et informations.

Les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques doivent être intégrées dans la base de données dès sa mise en place, c’était-à-dire au 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et au 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés. Elle prévoit pour les autres informations récurrentes une intégration progressive dans la base de données. Elles devront dans leur totalité être mises à la disposition des membres du comité d’entreprise, via la base de données, au plus tard le 31 décembre 2016.