Dans les fonctions RH, la réalisation d’entretiens en tous genres est une pratique habituelle. Entretiens de recrutement, de carrière, de recadrage, voire entretiens de licenciement... Dans tous les cas, il s’agit d’obtenir des informations d’une personne désireuse (ou non) de les partager.

L’entretien ne peut pas être considéré comme un simple questionnaire. Il s’agit d’une interaction et d’un échange nous permettant de recueillir des données sur des sujets concrets. Un exemple très clair des enjeux des entretiens est le recrutement. Un recrutement raté coûte très cher : en termes financiers bien sûr mais surtout en temps et en organisation.

Les professionnels des ressources humaines sont continuellement confrontés aux entretiens mais pour réussir à avoir des échanges constructifs, il est nécessaire de connaître des outils de communication efficaces qui leur permettent d’avoir les informations recherchées. Car, même si l’efficacité des entretiens repose sur un état d’esprit bienveillant et une posture d’écoute active, cela ne suffit pas. Parfois obtenir les informations souhaitées lors d’un entretien devient plus compliqué qu’on ne le croyait.  

Quand on parle des ressources humaines, il est indispensable de s’intéresser à l’humain. Même si cette affirmation semble évidente, la réalité est malheureusement parfois bien différente.

Prenons un exemple : imaginons que l’on doive faire un entretien de recadrage. Qui n’a pas de collaborateur ayant subi des dysfonctionnements dans son travail ? Il est évident que se soumettre à un entretien de recadrage aura pour lui une connotation négative car il s’agit d’une situation où l’on va confronter l'individu à une réalité peu agréable. Pour l’entreprise, un employé qui ne réalise pas correctement son travail est synonyme de diminution de rentabilité. Mais pour l'individu, le fait de ne plus être efficace à son poste veut dire qu’il y a eu un changement, un souci professionnel ou personnel ayant eu un effet direct sur ses performances.

Alors comment faire pour arriver à avoir un dialogue constructif permettant au DRH de comprendre la vraie raison du problème ? On risque de se retrouver face à un individu renfermé sur lui-même et qui vit l’entretien comme une attaque.

La clef est de s’intéresser au salarié et d'être tourné vers lui en lui posant de bonnes questions, en lui permettant de voir la situation depuis un prisme différent. Dans un premier temps, la personne qui mène l’entretien à terme doit réussir à mettre son interlocuteur à l'aise ; elle doit créer un climat de confiance. Il est important de la laisser s’exprimer et aller chercher les émotions et les ressentis.

Dans un second temps, il faut présenter les faits d’une façon claire et concise et faire en sorte que l’interlocuteur arrive lui aussi à réaliser un énoncé factuel, sans interprétations ou jugements.

Le DRH doit savoir utiliser les différents registres de la communication pour maîtriser le dialogue, ce qui va lui permettre d’obtenir les vraies informations dans le but non seulement de régler la situation conflictuelle mais aussi d’éviter que cela ne se reproduise à nouveau.