La base de données économiques et sociales (BDES), déjà obligatoire dans les grandes entreprises, le deviendra en juin prochain pour les entreprises d’au moins 50 salariés.

Son contenu est fixé par un décret. Quelle est la nature des informations que vous devez transmettre ?
Le choix d’une BDES imposée ou négociée
Le contenu de la base de données économiques et sociales est fixé par un décret du 27 décembre 2013. Ce contenu correspond à un minimum légal. Il faut savoir que vous pouvez décider de communiquer davantage d’informations aux représentants du personnel.

Vous pouvez signer un accord autant sur la forme de la BDES que sur le fond. Concernant la forme, vous pouvez opter pour une version papier ou une version électronique. Il peut être prévu que les informations soient compartimentées selon les compétences de chaque instance représentative. Concernant le fond, vous avez le choix d’imposer une BDES qui respecte le minimum légal, ou de préférer réunir les représentants du personnel pour les concerter sur la mise en place de cette BDES. Attention alors à ce que cette consultation ne vous mette pas hors délai pour la mise en place de la BDES (qui doit avoir lieu d’ici le 14 juin 2015 pour les entreprises de 50 à 300 salariés).

BDES : la nature des informations à transmettre
La base de données économiques et sociales est une présentation, à destination des représentants du personnel, de la situation de l’entreprise, notamment du chiffre d’affaire, de la valeur ajoutée, du résultat d’exploitation et du résultat net.

C’est un outil qui va vous servir de support pour consulter du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques, les autres consultations périodiques du CE et les informations périodiques.

Dans la BDES, vous n’êtes pas tenu de faire figurer les informations relatives aux consultations ponctuelles du comité d’entreprise telles que la consultation relative à l’introduction de nouvelles technologies ou celle relative aux licenciements pour motif économiques.

Le contenu de la BDES : 3 thématiques

La base de données économiques et sociales doit reprendre trois thématiques qui sont réparties en plusieurs rubriques.

►La première concerne la situation économique et sociale de l’entreprise. Vous présentez les évolutions attendues.

Il faut indiquer la situation des salariés par catégorie professionnelle, par type de contrat, par âge et par ancienneté.

Vous devez également retranscrire la répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, l’évolution de l’emploi des handicapés, ainsi que les mesures prises en matière d’égalité de traitement.

Concernant les données économiques, apparaissent :

•     le chiffre d'affaires ;

•     la valeur ajoutée ;

•     le résultat d’exploitation ;

•     le résultat net de l’entreprise ;

•     les fonds propres ;

•     l’endettement ;

•     les flux financiers à destination de l’entreprise, telles que les aides publiques, les réductions d’impôts ou les transferts de capitaux significatifs ;

•     les investissements matériels et immatériels.

Si vous êtes dirigeant de sociétés anonymes cotées et de sociétés anonymes non-cotées de plus de 500 salariés, dont le chiffre d’affaires est supérieur à 500 millions d’euros, il vous faudra fournir des informations en matière environnementale.

►La seconde thématique vise les investissements pour la croissance de l’entreprise.

Vous présentez le budget de la formation professionnelle, de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, de recherche et développement et de sécurité.

Cela comprend les données relatives aux risques professionnels :

•      l’exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité ;

•     les accidents du travail ;

•     les dépenses en matière de sécurité ;

•     les maladies professionnelles.

►La troisième thématique présente la répartition de la valeur créée, notamment les composants de la rémunération des salariés, des dirigeants et des actionnaires.

Ces trois thématiques sont réparties au sein des 8 rubriques suivantes :

•     les investissements social, matériel et immatériel et éventuellement en matière environnementale ;

•     les fonds propres, endettement, impôts et taxes ;

•     la rémunération des salariés et des dirigeants. Concernant les entreprises qui ont des actionnaires et celles qui ont des mandataires sociaux ;

•      les activités sociales et culturelles ;

•     la rémunération des financeurs : des actionnaires et de l’actionnariat salarié ;

•     les flux financiers à destination de l’entreprise : les aides publiques, les réductions d’impôts ou encore exonérations et réductions de cotisations sociales ;

•   la sous-traitance ;

•   les transferts commerciaux et financiers les entités du groupe.

Vous pouvez également vous appuyer sur les informations communiquées dans la déclaration annuelle des données sociales.

Pour vous faire gagner du temps lors de la mise en place de la BDES, les Éditions Tissot vous proposent leur solution BDES en ligne (www.bdes-online.fr) dans laquelle les rubriques obligatoires sont déjà créées. De plus, vous trouverez un mode d’emploi rédigé par les experts des Éditions Tissot pour vous aider à compléter chaque rubrique de la BDES. Sans oublier des modèles de documents que vous pouvez personnaliser à votre situation et ensuite intégrer à la BDES.