Dans notre précédent article, début juin « Étude du coût de développement d’une solution Excel en interne », nous avons présenté les ressources à mobiliser par les PME, pour réaliser leur propre base de données économiques et sociales (BDES) sous Excel. En effet, mi-mai 2015, 64 % des PME entre 50 et 300 salariés n’avaient pas encore répondu à l’obligation légale de mise en place d’une BDES pour communiquer avec leurs représentants du personnel et 29 % d’entre elles ayant répondu à l’obligation avaient déployé en interne une solution de type Excel. Nous posions la question suivante : la réalisation en interne de leur propre base de données unique (BDU) sous Excel par les PME est-elle réellement source d’économies ?

Aujourd’hui, nous vous proposons de calculer vous-mêmes le coût de développement et de réalisation de votre propre BDES. Pour cela, nous mettons à votre disposition un outil de calcul (sous Excel) qui vous permet :

• d’identifier les ressources internes et/ou externes que vous affectez au projet ;
• de spécifier le niveau d'ancienneté des membres de l’équipe ;
• d’affecter le nombre de jours passés par les différentes ressources sur le projet.

Puis l’outil calcule le coût global de la réalisation de la BDU/BDES. Vous pouvez ensuite confronter l’intérêt de développer votre propre solution au coût de solutions déjà « packagées ».

Vous pouvez accéder à l’outil de calcul sur le lien suivant : BDES comparatif de coûts. 

Pour rappel, la réalisation d’une BDES, nécessite de passer par les grandes étapes suivantes en mode projet :

• l’appropriation du sujet par l’équipe ;
• la spécification des besoins au regard de la taille et de l’organisation de l’entreprise ;
• la détermination des indicateurs retenus pour présenter l’intégralité des données requises par la BDES (décret BDES – site legifrance) ;
• le développement d’une solution de type Excel « intelligente » :
  • mode « saisie » et mode « consultation » des informations,
  • présentation des données sous forme de tableaux et graphiques pour rendre les données interprétables,
  • publication des graphiques commentés sous la forme d’une présentation Powerpoint,
  • la consultation des instances représentatives du personnel pour validation de la solution retenue et de sa structure,
  • la validation de la solution par un juriste ou un avocat en droit social,
  • la phase de test,
  • l’élaboration des procédures d’alimentation et de mise à jour de la BDES,
  • l’intégration des données et des compléments d’information à la base (via une GED, par exemple),
  • la gestion des droits d’accès.

De plus, le sujet sollicite les compétences de plusieurs services :

• informatique,
• ressources humaines,
• finances,
• juridique,
• ainsi que la mobilisation des instances représentatives du personnel, qui ont leur avis à donner sur la solution retenue.