Que vous poursuiviez l’action engagée lors du premier mandat de votre CSE ou que vous commenciez un premier exercice avec une équipe renouvelée, les étapes de démarrage sont cruciales pour bien installer une dynamique collective. Elles sont aussi l’occasion de poser des postulats et règles de fonctionnement que vous aurez à cœur de partager avec votre nouvelle équipe et ce, à partir d’un indispensable état des lieux du mandat précédent et d’une feuille de route pour les quatre années à venir.
 

Reprendre les dossiers en cours, s’assurer de la continuité des contrats avec les fournisseurs et les salariés, poursuivre des chantiers parfois étalés sur plusieurs années… Le démarrage d’un nouveau CSE, même si l’instance s’inscrit dans la continuité de la précédente, ne ressemble pas à un long fleuve tranquille. Et a fortiori s’il y a un changement d’équipe, même partiel ! « La transition entre deux CSE n’est pas toujours un exercice facile, observe Christine Hoch, responsable du conseil et de l’expertise pour les activités des CSE chez Secafi. D’une part, l’ancienne instance doit rendre compte de son mandat dans un rapport spécifique sans que la loi précise exactement comment procéder. D’autre part, le nouveau CSE doit être opérationnel tout de suite et se familiariser d’un seul coup avec de nombreux sujets. » Et la palette est large : il faut également bien éviter les ruptures de prestations en matière d’activités sociales, prendre en main des sujets techniques, mais aussi mesurer les enjeux liés la personnalité morale de l’instance… « Dès lors, poursuit Christine Hoch, la bonne transmission des informations entre les deux équipes apparaît indispensable et doit vraiment s’organiser. »
 

C’est d’ailleurs sur la base de ce constat que Secafi a réfléchi, dès 2022, à une approche spécifique pour accompagner les représentants du personnel dans l’élaboration de leur rapport de fin de mandat, obligatoire depuis début 2018. Il s’agit de réaliser, dans un document à destination du prochain CSE, un état des lieux le plus objectif possible de la gestion de l’instance durant les quatre années de mandat, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité. L’objectif ? Que la nouvelle équipe en prenne connaissance afin d’être rapidement opérationnelle et puisse poursuivre les chantiers éventuellement en cours. Ces approches ont été déployés avec succès tout au long des derniers mois auprès de CSE de toutes tailles, sous forme de séances de travail et de formations impliquant en priorité les secrétaires et les trésoriers. « Mais au fil de ces missions, et à l’approche des élections professionnelles, nous avons pris conscience que de nombreux nouveaux CSE risquaient de se retrouver sans rapport de fin de mandat solide, ou bien avec un compte-rendu mettant en exergue des sujets urgents à traiter ou des chantiers qui se reportent de facto sur la nouvelle mandature, mais sans que celle-ci sache forcément comment s’y prendre, explique Henri Torres, consultant Secafi depuis plus de vingt ans sur ces sujets. Il nous est donc apparu indispensable de proposer également, à partir de 2024, un accompagnement de la nouvelle instance en début de mandat, afin de mettre en place des règles de bonne conduite et d’éviter certains dérapages. » Un travail qui pourra se matérialiser sous forme de mise en place d’une feuille de route sur les 12-18 premiers mois du mandat afin de traiter les sujets les plus prégnants.
 

Car même si tous les CSE, du fait de leur taille et leur histoire, ne sont pas confrontés aux mêmes sujets, il existe des passages obligés : vérifier où l’on se situe par rapport aux seuils d’obligation d’expert-comptable ou de CAC ; respecter le délai légal et les documents obligatoires à déposer en matière de dépôt de comptes annuels ; bien prendre en compte les règles Urssaf, notamment sur les remboursements des frais de déplacement des élus ; sans oublier la mise en conformité avec le RGPD ! « Avec les activités sociales, les CSE manipulent des données personnelles comme les quotients familiaux, les bulletins de salaire, les déclarations de revenus, les relevés d’identité bancaire… souligne Henri Torres. Dans de nombreux rapports de fin de mandat, nous avons considéré que le sujet était « en cours de traitement », mais en général il est loin d’être clos ! Il faut continuer d’accompagner les nouvelles équipes sur un chantier qui s’évère assez lourd, afin qu’il aboutisse. » Autre chantier d’envergure qu’il faudra bientôt anticiper : à partir de septembre 2027, en même temps que les PME et les microentreprises, les CSE devront passer en facturation électronique avec l’administration fiscale, qui prélèvera directement la TVA à la source.

Mais d’autres situations récurrentes sont pointées par le consultant : le patrimoine immobilier ou les placements financiers « oubliés » qui ne remontent pas en compta et, surtout, la « sortie » du patrimoine, informatique et téléphonie notamment, en fin de mandat. « Il n’y a pas d’opposition de principe à ce qu’un élu puisse racheter à petit prix l’ordinateur portable ou le smartphone déjà amorti dont il disposait au titre de son mandat, explique le consultant. Mais il faut une règle, avec une cohérence économique par rapport à la valeur d’acquisition, et cette règle doit être précisée et connue de tous dès le démarrage du mandat. »
 

L'intégralité du N°150 est à retrouver ICI.