La loi relative à la formation professionnelle et à la démocratie sociale du 5 mars 2014, impose à tout comité d’entreprise de se soumettre, pour les exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2015, aux obligations comptables applicables aux commerçants, définies à l’article L 123-12 du code du commerce et d’élaborer un rapport annuel de gestion intégrant des informations sur les activités économiques et sociales du comité avec une dimension qualitative.

Vous êtes, en votre qualité de comité d’entreprise, nécessairement concernés par ces nouvelles obligations, mais dans quelle mesure s’imposent-elles à vous ? 

Quelle que soit la situation de votre comité d’entreprise, vous devrez désormais vous conformer aux obligations comptables dont relèvent les commerçants.  

La loi a toutefois intégré quelques dérogations en fonction de 3 critères que sont le nombre de salariés du comité, le montant des ressources annuelles du comité et le total du bilan du comité. 

Ainsi, si à la clôture de votre exercice, au moins 2 des 3 critères énumérés ci-dessus sont inférieurs aux seuils qui seront déterminés par décret (ces seuils devraient être les suivants : 50 salariés ; 3,1 millions de ressources annuelles ; 1,55 millions d’euros au bilan), vous bénéficierez d’une dérogation et pourrez à cet égard choisir de tenir une comptabilité simplifiée, voire ultra-simplifiée si vos ressources annuelles sont inférieures à 153 000 euros (seuil à confirmer par décret).  

En tout état de cause, quelles que soient les normes comptables applicables à votre comité, vous devrez procéder à un arrêté des comptes selon des modalités que vous aurez préalablement définies.

Votre règlement intérieur devra prévoir les modalités d’arrêté annuel des comptes du comité d’entreprise. En tout état de cause, l’arrêté des comptes devra être effectué par des membres élus du comité d’entreprise désignés par le comité.  

Les comptes, tels qu’ils auront été arrêtés, devront ensuite être approuvés par l’ensemble des membres élus du comité, réunis en séance plénière. Cette approbation des comptes devra être le seul point à l’ordre du jour et faire l’objet d’un procès-verbal spécifique.  

Lors de cette séance plénière, devront également être présentés le rapport relatif aux informations qualitatives de vos activités et de votre gestion financière ainsi qu’un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité et l’un de vos membres.  

Peu importe les obligations comptables auxquelles vous êtes tenus, vous devrez nécessairement élaborer un rapport d’activité et de gestion au contenu qualitatif.  

Le Code du travail, par son article R 2323-37, obligeait déjà les comités d’entreprise à l’élaboration d’un compte-rendu annuel détaillé de leur gestion financière précisant le montant de leurs ressources et de leurs dépenses enregistrées selon les règles de la comptabilité de caisse (entrées-sorties).  

La loi du 5 mars 2014 reprend cette obligation tout en en renforçant le contenu ; ce dernier devant désormais également intégrer des informations qualitatives sur l’ensemble des activités du comité, qu’elles soient sociales ou économiques, et sur sa gestion financière.   

Le contenu de ce rapport, qui différera selon la taille du comité d’entreprise, demeure toutefois à préciser par décret.

Ce rapport devra être établi par le comité selon des modalités qui devront être prévues dans votre règlement intérieur. Vous devrez également le communiquer à l’ensemble des salariés.

Au regard des modalités qu’il doit prévoir, le règlement intérieur devient donc un incontournable à compter du 1^er janvier 2015.

Vous devez donc, sans attendre, réviser en ce sens votre règlement intérieur voire, si vous n’en possédez pas, procéder à sa mise en place.  

En vertu de l’article L 2325-2 du Code du travail, « le CE détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l'entreprise, pour l'exercice de ses missions ».   

À cet égard, vous disposez déjà vraisemblablement d’un règlement intérieur que vous devrez nécessairement réviser afin d’y intégrer les nouvelles modalités prévues par la loi du 5 mars 2014. Cette révision sera en outre l’opportunité de vérifier que votre règlement intérieur est conforme aux règles légales et que son contenu est adapté à votre réalité mais également à l’évolution apportée par la nouvelle législation.  

Si aucun règlement intérieur n’a été mis en place pour votre comité d’entreprise, il est nécessaire et préconisé de procéder à cette élaboration dans les meilleurs délais.

La mise en place d’un règlement intérieur impose en effet que celui-ci soit inscrit à l’ordre du jour d’une réunion mensuelle du comité d’entreprise, que les membres du comité d’entreprise puissent se prononcer sur son contenu et l’approuver. Plusieurs réunions sont donc souvent nécessaires.  

L’élaboration du règlement intérieur constitue un enjeu important pour vous, membres du comité d’entreprise, et une étape fondamentale et fondatrice que vous ne devez pas négliger.  

L’étape de l’élaboration du règlement intérieur est la première et de loin la plus importante à réaliser.   

Le règlement intérieur va en effet conditionner les relations entre vos membres mais également les modalités d’application de vos nouvelles obligations.   

La loi précise en effet que l’arrêté des comptes devra être effectué par des membres élus du comité d’entreprise désignés par le comité, que les comptes arrêtés devront être approuvés en séance plénière…

Mais la loi laisse en revanche le soin aux membres du comité, dans leur règlement intérieur, de déterminer les modalités d’arrêté et d’approbation des comptes et les modalités d’élaboration du rapport de gestion et d’activité.

• Combien de membres composent la commission d’arrêté des comptes ? 
• Qui composent la commission d’arrêté des comptes ?
• Quelles modalités d’arrêtés des comptes ?
• Quelle majorité est requise pour l’approbation des comptes ?
• Qui préside la commission et quel est son rôle ? 
• Quelle responsabilité pour les membres de la commission qui arrêtent les comptes et pour les membres du comité qui les approuvent ?
• Qui rédige le rapport d’activité et de gestion ?
• Quelles informations doivent figurer dans le rapport ? 
• Quelle tonalité qualitative donner au rapport ?
• Qui approuve le rapport de gestion et d’activité ?
• Qui engage sa responsabilité si le rapport n’est pas élaboré ou si son contenu est insuffisant ?

Autant de questions qu’il vous appartient, en votre qualité de membres du comité d’entreprise, de fixer dès 2015 afin de régler tout éventuel litige sur ces points et fixer le rôle et les responsabilités de chacun.  

Enfin, la mise en place ou la révision de votre règlement intérieur permettra, le cas échéant, d’intégrer des dispositions relatives à la nomination du trésorier dont la nomination est désormais obligatoire : qui peut se porter candidat ? Quelle majorité requise pour l’élection du trésorier ? Quelles règles appliquer en cas de partage des voix ?

L’opportunité également de déterminer la mission du trésorier que la loi n’a pas elle-même défini et de déterminer ses obligations à l’encontre du comité : quelle est l’autonomie du trésorier dans l’engagement des dépenses ? Comment contrôler et limiter cette autonomie ? Quelle tenue des comptes du comité et quel contrôle des autres membres du comité ? Quelle responsabilité du trésorier qui engage une dépense qu’il n’a pas soumise aux membres du comité ? Quelle responsabilité du comité dans l’arrêté des comptes ?

Les nouvelles obligations issues de la loi du 5 mars 2014 sont contraignantes et vous obligent à davantage de professionnalisme tout en étendant les responsabilités de chacun.

• Dans le même temps, vos heures de délégation ne sont pas augmentées.

Quel intérêt pour vous, membres du comité d’entreprise, au regard des contraintes qui découlent de ces nouvelles obligations, de vous doter d’un règlement intérieur et d’établir un rapport sur vos activités et sur votre gestion financière ?  

Le cabinet Bretlim vous propose de revenir sur les nouvelles obligations qui vous incombent, les responsabilités et les risques qui en découlent pour les membres du comité lors d’un petit-déjeuner de 2 heures qui aura lieu à partir de 9h30 dans les locaux du cabinet, situés au 19, rue Saint-Louis à Versailles. 

• Trois dates vous sont proposées : mardi 21 octobre, mardi 4 novembre et mardi 18 novembre.  

Ce petit-déjeuner sera également l’occasion d’échanger sur les points importants devant être abordés dans votre règlement intérieur pour fédérer les membres du comité et prévenir d’éventuels litiges et sur les possibilités et l’intérêt de faire de vos nouvelles obligations un moyen d’action supplémentaire pour valoriser vos actions auprès de votre direction et de vos collègues électeurs.

Afin d’organiser au mieux votre accueil, nous vous remercions par avance de bien vouloir nous faire part de votre participation et de la date de votre choix à l’adresse électronique suivante : bretlim78@bretlim.com.  

Il est ensuite envisagé, sur différents thèmes identifiés en collaboration avec des comités d’entreprise référents, de poursuivre l’organisation des petits-déjeuners des comités d’entreprise, selon la même périodicité (1^er et 3^ème mardis du mois), afin de vous tenir informés des évolutions législatives et réglementaires affectant et intéressant directement vos missions de représentants du personnel.

• En partenariat avec Ellipce, Cabinet d'expertise-comptable