Quelle est la meilleure option pour réaliser une base de données économiques et sociales (BDES)* ? Voilà une question que nombre de responsables de RH se sont posée ces derniers mois, particulièrement lorsque leur entreprise comptait plus de trois cent salariés. Dans cette catégorie chaque société devrait, selon la loi, s’être déjà dotée d’un dispositif BDU-BDES. Cependant, toutes ne se sont pas encore décidées et certaines parmi celles qui ont fait un choix le regrettent peut-être déjà et envisagent une nouvelle option. Désormais, c’est au tour de la majorité des entreprises de moins de trois cent salariés de devoir procéder avant juin 2015 et donc de s’interroger. Pour les indécises, les retardataires et les déçues nous allons donc parcourir les différentes grandes options…

Le support : papier ou numérique ?

La loi ne précise pas une obligation quelconque quant à la nature du support BDU-BDES devant recueillir les informations obligatoires. En le limitant d’emblée aux petites entreprises, on ne peut donc exclure le bon vieux support papier à condition que les documents (et il peut y en avoir beaucoup) soient clairement ordonnés, régulièrement mis à jour (en particulier en prévision des réunions) et que l’accès en lecture comme en écriture soit contrôlé (rappelons que seuls les acteurs sociaux sont autorisés à consulter). Une fois ces conditions posées, les seuls avantages que l’on voit transparaître sont liés à rapidité de la mise en place (quasi-immédiate) et au coût des opérations ; encore que sur ce dernier point, la charge de travail liée à la mise à jour, à l'impression et au classement puisse nécessiter un vrai budget qui peut dépasser le coût d’une solution numérique de base.

Pour les entreprises d’une taille plus importante, le numérique, c'est-à-dire une mise à disposition via un disque dur sur un réseau ou via un progiciel (une solution de GED ou une solution dédiée), s’impose d’évidence par le simple fait que les documents sont nombreux, de volumes plus importants et nécessitent une gestion plus complexe.

La solution maison, une fausse bonne idée ?

Les entreprises de petite taille peuvent résoudre leurs besoins en proposant des espaces réservés sur le réseau d’entreprise et en gérant le mieux possible les droits d’accès et de modification aux différents partenaires sociaux. Un exercice qui prend des allures de casse-tête si l’on a un peu d’exigence au niveau de la sécurité et du « versioning »…

Les entreprises de taille importante disposant des ressources nécessaires (développeurs et chefs de projets) sont tentées de réaliser en interne leur propre application consacrée aux problématiques de la BDU-BDES en combinant, par exemple, des modules existants de GED**, de gestion de contenus ou de formulaires agrémentés d’un moteur de recherche. Ce type de solution peut remplir les fonctions essentielles et générales attendues en s’inscrivant effectivement dans une politique de travail collaboratif, de capitalisation et d’échange d’informations. Cependant, la maintenance évolutive de la solution (aussi par rapport à une législation qui risque d’évoluer chaque année) nécessite de mobiliser des moyens et surtout, les problématiques les plus spécifiques de la BDU-BDES ne sont pas couvertes.

La solution consacrée en SAAS

Une solution consacrée à la BDES répondra exactement aux attentes et aux besoins requis pour la mise en place du dispositif. De plus, mise à disposition en mode SaaS, elle garantit un haut niveau de protection des données et des mises à jour applicatives régulières.

C'est donc assurément la combinaison gagnante pour la mise en place de BDU-BDES dans les moyennes et grandes entreprises. Elle apporte des avantages de souplesse et de simplicité d’utilisation (un navigateur et une connexion internet suffisent) tout en proposant pour les applications bien nées comme Altays BDU-BDES, le respect des rôles, la traçabilité et des éléments de reporting. L'ensemble est proposé dans un cadre assez standardisé pour pouvoir proposer des coûts de licences compétitifs tout en restant évolutif et très largement paramétrable par le client lui-même.

Du point de vue du budget avec le mode SaaS, le coût d’une solution BDES devient fixe, calculé dans la majeure partie des cas en fonction d’un nombre d’utilisateurs déterminé ou du nombre de salariés de l’entreprise. En conclusion, une application en SAAS vous épargnera pas mal de soucis et votre budget BDU-BDES sera sans mauvaises surprises, allégé des incertitudes inhérentes à la maintenance d’une solution développée en interne.

* Rappelons que la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi et le décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013 impliquent la création d’une base de données économiques et sociales unique pour les entreprises de plus de 50 salariés. La mise en place des dispositifs était à réaliser au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 et le 14 juin 2015 est la date limite fixée pour les entreprises de moins de 300 salariés. Pour le détail des contenus et des règles à respecter, consultez ce site consacré à la base de données économiques et sociales.
** GED (gestion électronique des documents) désigne un procédé informatisé permettant d’organiser et de gérer des documents ou des informations.
*** Software as a service. Ce terme remplace ASP. Dans le mode SAAS, les applications sont nativement développées pour le web. Ce service décharge les services informatiques (hébergement, maintenance des serveurs…) et assure une mise en œuvre plus rapide et mieux maîtrisée.