D’après un récent sondage réalisé par BDU Expert, auprès de 150 PME sur la mise en place de la base de données économiques et sociales (BDES) (cf notre article « Enfin des chiffres sur le taux d’équipement des PME »), il est apparu qu’à mi-mai 2015 :

• 64 % des PME entre 50 et 300 salariés n’avaient pas encore répondu à l’obligation légale de mise en place d’une BDES pour communiquer avec leurs représentants du personnel ;
• 29 % de celles ayant répondu à l’obligation avaient déployé en interne une solution de type Excel.

Si nous extrapolons que 30 % des PME opteront pour une solution BDES sous Excel dans les prochains mois, nous proposons de nous intéresser dans cet article au coût de développement et de déploiement d’une solution de type Excel au sein des PME concernées par l’obligation légale de mise en place d’une BDES (encore appelée BDU) pour le 14 juin 2015.

En effet, face à un projet comme celui de la BDES, les chefs de projets et autres parties prenantes au sein des PME ont souvent pour premier réflexe d’envisager de réaliser « seules » le projet, dans le but de réaliser des économies. Mais la vraie question est la réalisation en interne de leur propre BDES sous Excel par les PME, est-elle réellement source d’économies ?

La réalisation d’une BDES, nécessite de passer par les grandes étapes suivantes en mode projet :

• l’appropriation du sujet par l’équipe,
• la spécification des besoins au regard de la taille et de l’organisation de l’entreprise,
• la détermination des indicateurs retenus pour présenter l’intégralité des données requises par la BDES (décret BDES – site legifrance),
• le développement d’une solution de type Excel « intelligente » : mode « saisie » et mode « consultation » des informations, présentation des données sous forme de tableaux et graphiques pour rendre les données interprétables, publication des graphiques commentés sous la forme d’une présentation Powerpoint,
• la consultation des instances représentatives du personnel pour validation de la solution retenue et de sa structure,
• la validation de la solution par un juriste ou un avocat en droit social,
• la phase de tests,
• l’élaboration des procèdures d’alimentation et de mise à jour de la BDES,
• l’intégration des données et des compléments d’information à la base (via une GED par exemple),
• la gestion des droits d’accès.

De plus, le sujet sollicite les compétences de plusieurs services :

• informatique,
• ressources humaines,
• finance,
• juridique,
• ainsi que la mobilisation des instances représentatives du personnel, qui ont leur avis à donner sur la solution retenue.

Toute PME qui a déjà mobilisé ses ressources internes en mode projet sur un sujet du même ordre que celui de la BDES a donc une idée précise du temps et de l’énergie que cela a nécessité pour le mener à bien. Le service financier peut aussi communiquer au dirigeant une analyse précise du coût du dernier projet géré, qui servira de base de référence.

Le groupe WoltersKluwers (dans son livre blanc sur la BDES de juin 2014) a interviewé Annelore Coury, sous-directrice des relations individuelles et collectives du travail DGT. Celle-ci déclare que la DGT a réalisé une étude d’impact sur la mise en place de la BDES au sein des entreprises et que « pour les entreprises entre 50 et 100 salariés, le coût devrait s’élever à 50 000 euros ». De plus, « il a été difficile pour les OP consultées de fournir dans les délais une évaluation des gains liés à la mise en place de la BDD, l’ensemble des informations transmises au CE générant déjà un coût. L’idée des partenaires sociaux est de faire de la BDD un lieu de référence plus utile, moins formel, plus dynamique, plus prospectif et plus simple à gérer que l’éclatement actuel de l’information ». Ces chiffres avancés, portent sur la mise en place d’une BDES développée en interne ou via un prestataire de services, mais confirme que le coût est loin d’être anodin. Coût de mise en place auquel il faut ajouter les frais de fonctionnement de la solution, si abonnement. Ce qui confirme sûrement l’engouement des entreprises pour une solution développée en interne.

Concernant, le choix des entreprises de développer leur propre BDES sous Excel, prenons simplement à titre d’illustration, le coût représenté par la validation de la solution développée, par un avocat spécialisé en droit social à 200–250 € HT de l’heure. Si celui-ci facture à la PME une seule journée de travail sur le sujet, cela coûtera à celle-ci au minimum entre 1 600 et 2 000 € HT. À ajouter au coût communiqué par les services financiers : la facture s’envole donc rapidement.

Après présentation de ces faits et chiffres, nous posons maintenant les questions suivantes :

• Une PME qui opte pour une solution BDES sous Excel a-t-elle intérêt à affecter des équipes internes au développement de cette solution ?
• En quoi faire soi-même représente-t-il une économie en termes de temps passé, énergie dépensée, focalisation des équipes sur un sujet qui est très rarement lié au cœur du métier de l’entreprise ?
• La PME ne devrait-elle pas plutôt acheter sa BDES déjà pré-formatée sous Excel et consacrer ses équipes au déploiement de la solution ?

Dans ce cas, les équipes pourraient apporter une réelle valeur ajoutée au projet liée à leur connaissance de l’entreprise, tout en gardant du temps pour d’autres sujets, plus en lien avec leur cœur de métier.