Quel est le contenu devant figurer dans une base de données économiques et sociales (BDES)* ? Évaluer sa nature, les contraintes spécifiques de sa mise à jour ou de sa mise à disposition est une véritable nécessité avant de choisir une solution BDES.

À bien regarder les impératifs liés à la sécurité des documents, leur niveau de confidentialité attendu, la durée de leur mise à disposition, leur traçabilité ou la définition des rôles des déposants et consultants, il apparaît clairement qu’une solution de gestion documentaire classique ne couvrira pas l’ensemble des besoins au contraire d’une solution consacrée bien conçue.

La BDES est globalement un outil d’information mis à la disposition des élus (IRP) afin qu’ils puissent participer et donner leur avis sur les prises de décisions ou les orientations stratégiques de l’entreprise. La finalité de la loi qui impose ce dispositif est de favoriser le dialogue social en renforçant la capacité des représentants des salariés à mieux comprendre et mieux anticiper les événements et éventuellement leur permettre de pouvoir proposer des orientations alternatives.

Droit d’alerte et BDES

Ce dispositif est un droit d’alerte, ce qui n’est pas sur le fond une nouveauté puisque déjà instauré avec la loi PRADE du 1^er mars 1984, qui stipulait que les entreprises de plus de 300 salariés avec un CA de plus de 18 millions d’euros devaient mettre à disposition des représentants des salariés les comptes prévisionnels de l’année en cours. La BDES s’affiche par rapport à cet existant comme un élargissement (plus d’entreprises concernées) et un renforcement (plus de documents, concernant des périodes plus longues). L’accent est également mis dans la loi sur les nécessités de mises à jour régulières et l’accès permanent ou au moins facilité aux documents.

8 grandes rubriques préconisées

Alors quels sont les informations devant figurer dans votre BDES ?
Elles sont définies aux articles R2323-1-3 et R2323-1-4 qui les répartissent entre différentes rubriques et sous-rubriques. Ces articles définissent la nature des contenus et donnent une manière claire et pertinente de les agencer. Cependant, l’entreprise a toute latitude pour redéfinir cette présentation pourvu que la mission d’information soit remplie. Il est à noter que le contenu pourra être enrichi par un accord de branche ou d’entreprise ou, le cas échéant, un accord de groupe, en fonction de l’organisation et du domaine d’activité de l’entreprise.
À titre indicatif, voici les rubriques de premier niveau proposées par défaut par la solution en SAAS Altays BDES, qui reprend directement les préconisations formulées dans les articles cités plus haut. L’entreprise choisissant une telle solution consacrée peut repartir de cette trame incluant également les sous-rubriques et structurer ainsi facilement sa BDES. Cette classification restant bien sûr modifiable tant au niveau des structures que des intitulés :

1 - investissements ;

2 - fonds propres, endettement et impôts ;

3 - rémunération des salariés et dirigeants ;

4 - activités sociales et culturelles ;

5 - rémunération des financeurs ;

6 - flux financiers à destination de l’entreprise ;

7 - sous-traitance ;

8 - transferts financiers et commerciaux.

Souplesse et concertation

L’architecture et le fonctionnement de cette base de données unique doit aussi être l’occasion de repenser le mode de circulation et la présentation des informations communiquées au comité d’entreprise afin de gagner en fluidité. Une concertation préalable au choix de la solution de BDES ainsi qu’à sa constitution avec les organisations syndicales au sein de l’entreprise ira dans le sens de la confiance et de l’implication de tous les acteurs. La capacité d’une solution consacrée BDES à intégrer de nouveaux besoins exprimés à l’usage en interne ou même des évolutions règlementaires doit être prise en compte sous peine de blocages et de désillusions. À ce titre, les solutions en SAAS proposent une garantie évidente.

Caractères spécifiques des documents

Au-delà de la nature des documents et de leur pertinence, c’est la qualité de leur partage qui importe aussi. Une application consacrée ayant bien intégré les processus nécessaire au bon fonctionnement d’une BDES proposera une véritable gestion de groupe au niveau des droits, intègrera les spécificités de confidentialité de chaque document, la traçabilité des dépôts et des lectures, la gestion des périodes de disponibilité, la mise à disposition en fonction des calendriers de réunions ou, bien entendu aussi, l’historisation qui est l'un des fondements de la BDES. Attention donc à bien anticiper et à choisir la solution qui pourra vous accompagner tout au long de vos prochaines évolutions…

* Rappelons que la la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi et le décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013 impliquent la création d’une base de données économiques et sociales (BDES) unique pour les entreprises de 300 salariés et plus. La mise en place des dispositifs était à réaliser au plus tard le 14 juin 2014 (date limite fixée pour les entreprises de moins de 300 salariés). Pour le détail des contenus et des règles à respecter, consultez ce site consacré à la base de données économiques et sociales.