Dans la mesure où le versement des cotisations sociales présente, pour l’employeur, un caractère déclaratif, l’URSSAF est habilitée à procéder à différents contrôles, que tout chef d’entreprise ou DRH doit nécessairement connaître.

La période de contrôle

Il résulte de l’article L. 244-3 du Code de la Sécurité sociale (CSS) que le contrôle comprend les trois dernières années civiles et l'année en cours.

À titre d’exemple, une mise en demeure adressée par l’URSSAF en 2012 peut porter sur les cotisations exigibles à compter du 1er janvier 2009, y compris les cotisations ayant leur fait générateur antérieur au 1er janvier 2009 mais dont la date d'exigibilité est postérieure au 31 décembre 2008 (Circ. Acoss n° 45 du 6 février 2004).

Par exception, en cas de recherche d'infraction liée au travail dissimulé, la période de contrôle comprend les cinq dernières années civiles plus l'année en cours.

La vérification des déclarations

Les articles L. 243-43-3 et L. 243-43-4 du CSS prévoient que l’URSSAF peut procéder à la vérification de l'exactitude et de la conformité des déclarations qui lui sont transmises par les employeurs.

À cette fin, l’URSSAF peut rapprocher les informations portées sur ces déclarations avec celles mentionnées sur les documents déjà été transmis par l’employeur, mais aussi avec les informations que d'autres institutions peuvent légalement lui communiquer.

Par ailleurs, l’URSSAF peut demander par écrit, à l’employeur, de lui communiquer tout document ou information complémentaire nécessaire pour procéder aux vérifications.

Si, à l'issue de la vérification, l’URSSAF envisage un redressement, elle doit en informer l'employeur par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR). Celui-ci dispose alors de 30 jours pour y répondre.

À l'expiration de ce délai, l’URSSAF informe l’employeur du maintien, ou non, de sa décision d'engager la mise en recouvrement pour tout ou partie des sommes en cause.

Le contrôle sur pièces

L'URSSAF peut procéder, dans ses locaux, à des opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs occupant 9 salariés au plus au 31 décembre de l'année précédant celle de l'avis de contrôle (article R. 243-59-3 du CSS).

Les opérations de contrôle portent sur les éléments dont l’URSSAF dispose et sur ceux demandés à l'employeur aux fins du contrôle.

Selon la circulaire Acoss n° 2007-79 du 25 mai 2007, le contrôle sur pièces ne peut être mis en œuvre qu'avec l'accord exprès du cotisant.

En cas de non-transmission des éléments demandés, ou lorsque l'examen des pièces nécessite d'autres investigations, la procédure est clôturée par un document, informant l'employeur qu'un contrôle sur place va être engagé.

Précisons qu’en tout état de cause, le contrôle sur pièces doit offrir toutes les garanties procédurales applicables au contrôle sur place.

Le contrôle sur place

Prévu par les articles R. 243-7 et suivants du CSS, le contrôle sur place est celui qui s'exerce dans les locaux de l'employeur.

Sauf en matière d'infractions liées au travail dissimulé, le contrôle sur place doit être précédé de l'envoi d'un avis de contrôle en RAR (article R. 243-59 du CSS). Selon une circulaire ACOSS n° 82 du 16 juillet 1999, cet avis doit être adressé 15 jours à l'avance.

L'avis de contrôle doit mentionner la faculté, pour l'employeur, de se faire assister du conseil de son choix et l'existence de la charte du cotisant, qui présente la procédure de contrôle et les droits du cotisant.

L'envoi de l'avis de contrôle est obligatoire, sous peine de nullité des opérations postérieures, sans que soit exigée la démonstration d'un préjudice (Cass. 2e civ., 10 juillet 2008, n° 07-18.152).

En revanche, comme l’a récemment rappelé la Cour de Cassation (Cass. 2e civ., 2 octobre 2008, n° 07-17.936), aucune disposition n'impose à l’URSSAF de motiver l'avis de contrôle.

Par conséquent, l’employeur ne dispose pas nécessairement d’informations précises sur la nature des éléments ou la période sur lesquels porteront les vérifications.

Si l'avis de contrôle mentionne la période qui sera contrôlée, l’URSSAF n’est pas liée par cette mention et peut donc faire porter le contrôle sur une période plus étendue, dans la limite de la période de contrôle indiquée ci-dessus (cf. § 1) (Cass. 2e civ., 4 février 2010, n° 08-21.034).

Le pouvoir d’investigation de l’URSSAF

Les agents de contrôle sont en droit d'exiger, à tout moment, la communication du double des bulletins de salaire, devant être conservés cinq ans par l’employeur, ainsi que de tout document, comptable ou non, et l'accès à tout support d'information nécessaire à l'exercice de leur contrôle (article R. 243-59 du CSS).

Les agents peuvent interroger les personnes rémunérées, notamment pour connaître leurs nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées et le montant de leurs rémunérations, y compris les avantages en nature.

La Cour de Cassation considère que, sous peine de nullité du contrôle, les agents de contrôle ne peuvent auditionner que les salariés de l’entreprise, et uniquement sur leur lieu de travail (Cass. 2e civ., 11 octobre 2005, n° 04-30.389).

Enfin, lorsque la tenue et la conservation des documents et informations à transmettre sont réalisées par des moyens informatiques, les agents de contrôle peuvent mettre en œuvre des traitements automatisés en utilisant le matériel informatique de l'employeur, à condition de recueillir son accord (article R. 243-59-1 du CSS).

En cas de refus, l'employeur doit alors mettre à disposition de l'agent de contrôle les copies des documents, données ou traitements nécessaires au contrôle. Il peut aussi demander à effectuer lui-même tout ou partie des traitements automatisés.

Le droit de communication de l’URSSAF

Les articles L. 114-19 et L. 114-20 du CSS prévoient que l’URSSAF bénéficie d’un droit de communication étendu.

Ils peuvent en effet obtenir des informations directement auprès de personnes entretenant ou ayant entretenu des relations professionnelles avec l'employeur contrôlé, sans que puisse être opposée la notion de secret professionnel.

Selon la circulaire DSS n° 2008-61 du 20 février 2008, ce droit ne peut être exercé qu'à condition :

• que les éléments relevés en comptabilité soient insuffisants et que les informations recueillies auprès d'autres organismes ou administrations ne permettent pas de lever une incertitude ;
• que l'employeur contrôlé refuse de fournir des informations ou documents, ou en cas de doute sur la validité ou l'authenticité des pièces fournies ou de contradiction de celles-ci avec les éléments du dossier.

 

Les suites du contrôle

Conformément à l’article R. 243-59 du CSS, l’agent de contrôle doit communiquer à l'employeur un document daté et signé : la lettre d'observations, mentionnant notamment l'objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle et, le cas échéant, les observations faites au cours du contrôle.