La prise en charge, par l’employeur, des frais de transport exposés par le salarié entre son domicile et son lieu de travail résulte de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009 (loi n° 2008-1330 du 17 décembre 2008). Celle-ci prévoit un régime obligatoire et un régime facultatif.

La prise en charge obligatoire des frais d'abonnement aux transports collectifs ou de services publics de location de vélos

• Conditions de prise en charge

L'employeur doit prendre en charge, en partie, le prix des titres d'abonnement souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (C. trav. art. L. 3261-2).

Tous les employeurs sont concernés, quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Afin de bénéficier de la prise en charge, les salariés doivent utiliser des transports en commun (ou des services publics de location de vélos) entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, au moyen de titres d'abonnement (les billets « simples » ne sont pas admis).

Il importe de préciser que le salarié bénéficie de la prise en charge légale quel que soit l’éloignement de son domicile (Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-25089).

NB. L'employeur peut toutefois refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge légale (C. trav. art. R. 3261-8). Il en va de même si l'employeur organise lui-même le transport de ses salariés (circ. DGT/DSS/1 du 28 janvier 2009).

Enfin, le salarié doit être en mesure de présenter un titre nominatif à l’employeur (C. trav. art. R. 3261-5).

• Taux de prise en charge

La prise en charge par l'employeur des titres d'abonnement est égale à 50 % du coût des titres souscrits par les salariés (C. trav. art. R. 3261-1).

L’article R. 3261-2 précise que l'employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes :

- les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public (et assimilées) ;

- les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports d'Île-de-France ainsi que par les entreprises de transport public (et assimilées) ;

- les abonnements à un service public de location de vélos.

La prise en charge par l'employeur est effectuée sur la base des tarifs deuxième classe et le salarié peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d'accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court (C. trav. art. R. 3261-3).

Par ailleurs, lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur à celui nécessaire pour accomplir, dans le temps le plus court, le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement qui permet strictement d’effectuer ce dernier trajet.

La prise en charge facultative des frais de transport personnels

• Frais concernés

Selon l’article L. 3261-3 du Code du travail, l'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail des salariés :

- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Île-de-France et d'un périmètre de transports urbains défini par l'article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs ;

- ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

L’administration admet, en outre, une prise la charge pour les salariés dont le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun (circ. DSS 28-1-2009 : BOSS 2-09).

Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule les salariés (C. trav. art. R 3261-12) :

- bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique du véhicule ;

- logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;

- dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.

Par ailleurs, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables et permettre la recharge de ces véhicules sur le lieu de travail.

Le texte précise que le bénéfice de cette prise en charge ne peut pas être cumulé avec celle prévue à l'article L. 3261-2 (cf § 1).

NB. La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte a introduit, depuis le 1^er juillet 2015, une prise en charge par l'employeur, sous forme du versement d'une indemnité kilométrique, des trajets domicile-lieu de travail effectués à vélo (loi n° 2015-992 du 17 août 2015). Cette « indemnité kilométrique vélo » est prévue par l’article L. 3261-3-1 du Code du travail.

Le bénéfice de « l'indemnité kilométrique vélo » peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire des frais d'abonnement aux transports collectifs et avec le remboursement de l'abonnement de transport lorsque le trajet permet de rejoindre une gare ou une station ou lorsque le salarié réside hors du périmètre de transport urbain (C. trav. art. L. 3261-3-1, al. 2).

• Montants

Les modalités de remboursement sont fixées librement par les parties à l'accord d'entreprise ou par l'employeur (circ. DGT/DSS/1 du 28 janvier 2009).

En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule, l'employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (C. trav. art. R. 3261-13).

Les sommes versées par l'employeur à ses salariés sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, « dans la limite prévue au b du 19° ter de l'article 81 du CGI », soit 200 € par an (CSS. art. L 131-4-1).

Quant au montant de l'indemnité kilométrique vélo, celui-ci est fixé à 25 centimes d'euro par kilomètre (C. trav. art. D. 3261-15-1).

Cette indemnité est exonérée de cotisations, de CSG, CRDS et d'impôt sur le revenu dans la double limite suivante (CSS art. L. 131-4-1 ; CGI art. 81, 19 ° ter, b) :

-  elle ne doit pas dépasser 0,25 €/km ;

-  les exonérations sont limitées à 200 €/an et par salarié (la limite incluant la prise en charge par l'employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques).