Les représentants du personnel sont régulièrement amenés à se déplacer en dehors de l’entreprise pour se rendre à des réunions des instances représentatives du personnel (IRP) ou, de manière générale, pour exercer leur mission. Comment sont gérés ces temps de déplacement ?

Comment doivent être rémunérés les temps de déplacement des représentants du personnel ?

Lorsque le salarié se déplace durant ses heures de délégation, son temps de déplacement est décompté de son crédit d’heures.

Le temps de trajet effectué par un représentant du personnel pour se rendre à ou revenir d’une réunion d’une IRP organisée en exécution d’une obligation légale doit être rémunéré par l’employeur, sans pouvoir être décompté de son crédit d’heures de délégation, lorsqu’il est pris en dehors de l’horaire normal de travail et qu’il dépasse, en durée, le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Le paiement des heures de déplacement hors temps de travail en tant que temps de travail effectif peut éventuellement donner lieu à des majorations pour heures supplémentaires.

Les temps de trajet qui sont compris dans l’horaire normal de travail pour se rendre aux réunions obligatoires ne doivent pas, eux, donner lieu à une retenue sur salaire.

La Cour d’appel de Metz, confirmée par la Cour de cassation, précise que les temps d’attente existant entre les divers modes de transports (train, avion, taxi ou correspondance) et entre l’arrivée et le début de la réunion constituent des temps de trajet (Cass. soc., 12 juin 2013, n° 12-15064). Ces règles s’appliquent pour le CSE.

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement des représentants du personnel engagés pour se rendre aux réunions des instances représentatives du personnel ?

Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions des instances représentatives du personnel ne sont pris en charge par l’employeur que lorsqu’il est à l’initiative de cette réunion ou dans l’hypothèse où celle-ci est rendue obligatoire en vertu d’une disposition légale (ex. : réunion à la demande de la majorité des membres du CE, réunion du CHSCT organisée sur demande motivée en application de l’article L 4614-10 ancien du code du travail…).

Cette solution concerne indistinctement le CSE, le comité d’entreprise, le comité central d’entreprise, les délégués du personnel, le CHSCT et les délégués syndicaux.

Le refus réitéré de l’employeur de prendre en charge les frais de déplacement des représentants du personnel qui se rendent aux réunions légalement obligatoires peut constituer un délit d’entrave.

S’agissant du comité de la société européenne, le code du travail prévoit que la société européenne prend en charge les frais de séjour et de déplacement des membres du comité et du bureau (art. L 2353-24).

Concernant les membres du CHSCT, l’article L 4614-9 ancien du code du travail précise que le CHSCT reçoit de l’employeur les moyens nécessaires à la préparation, à l’organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou les inspections.

Par frais de déplacement, il convient d’entendre les frais de transport mais également les dépenses de restauration et d’hébergement éventuellement engagées lorsque celles-ci sont exemptes d’abus et rendues nécessaires par les circonstances de l’espèce.

Dans une affaire où un représentant du personnel n’avait comme solution que de prendre l’avion, la Cour de cassation a exigé de l’employeur le remboursement du billet (Cass. soc. 20 février 2002, n° 99-44760). Par ailleurs, les juges ont admis que l’employeur était tenu de prendre les frais d’hôtel et de repas en charge lorsque, en raison de l’heure de la réunion et de la durée du trajet, il était légitime pour un salarié de se déplacer la veille de la réunion.

Les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel pour assister un salarié à un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction disciplinaire sont-ils à la charge de l’employeur ?

Oui, l’employeur doit prendre en charge les frais de déplacement exposés par un représentant du personnel pour assister un salarié convoqué à un entretien préalable.

En effet, la Cour de cassation considère que cette assistance ne doit engendrer aucune perte de rémunération pour le représentant du personnel (Cass. soc., 26 mars 2013, n° 11-22148).

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel durant ses heures de délégation ?

Les frais de déplacement occasionnés en dehors des réunions rendues légalement obligatoires par le code du travail ou des inspections et enquêtes visées par l’article L 4614-9 ancien du code du travail pour les membres du CHSCT n’ont pas à être pris en charge par l’employeur. L’employeur doit uniquement payer les heures de délégation utilisées.

S’agissant des membres du comité d’entreprise ou du CSE, les frais de déplacement engendrés par un envoi en mission par le CE ou le CSE peuvent être pris en charge par ce dernier sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles, selon la nature de la mission confiée.

Concernant les délégués du personnel, dans un arrêt déjà ancien, la Cour de cassation a jugé qu’aucune disposition légale n’imposait à l’employeur de prendre en charge les frais engagés par les délégués du personnel lors de leurs déplacements hors de l’entreprise durant leurs heures de délégation (Cass. soc., 14 février 1989, n° 85-41075).

Dans la même logique, un employeur n’est pas tenu de rembourser les frais de déplacement engagés par un délégué syndical pour se rendre à une réunion organisée par l’inspecteur du travail.

Pour le CHSCT, la Cour de cassation considère que lorsque le membre du CHSCT n’intervient pas dans le cadre d’une visite en application de l’article L 4132-2 ancien du code du travail, ni ne justifie d’une mission individuelle confiée par le comité, celui-ci ne peut prétendre au remboursement de ses frais de déplacement par l’employeur.

Bien entendu, des dispositions conventionnelles plus favorables ou un usage peuvent prévoir le remboursement de tous les frais engendrés par un représentant du personnel durant le dépôt de ses heures de délégation.