La loi du 5 mars instaure de nouvelles règles pour les comités d’entreprise. Comment se prépare-t-on lorsque l’on a la taille du CCUES d’Orange ?

Edith Vrignaud : En anticipant. Notre CE est jeune (tout juste 10 ans) mais les élus ont su, dès le départ, s’inscrire dans une démarche d’innovation et de rigueur. Quand j’ai pris la direction du CCUES, en mars 2013, les élus avaient, un an auparavant, décidé d’anticiper les évolutions annoncées et, depuis, traduites dans la loi du 5 mars 2014. Ils ont ainsi demandé au cabinet Sémaphores de réaliser une mission d’audit à blanc pour remettre à plat l’ensemble des procédures existantes et identifier, d’une part, celles qui pouvaient être améliorées et, d’autre part, celles qui manquaient dans les différents processus de suivi et de contrôle de nos opérations. Rappelons que le CCUES d’Orange est composé de 50 représentants du personnel, tous élus des différents CE de l’entreprise, et de 6 représentants syndicaux. L’équipe de gestion, que je dirige, compte 39 salariés, dont 3 comptables. Les décisions sont prises en bureau exécutif, composé, lui, de 4 élus. Nous avions besoin de nous structurer en interne, ce qui impliquait d’analyser non seulement les procédures, mais également les documents et les outils de travail, et de définir les rôles respectifs.

En début d’année 2013, Sémaphores nous a remis un ensemble de recommandations dont nous nous servons encore aujourd’hui, sorte de fil rouge qui structure notre réorganisation, feuille de route de ce que nous devons mettre en place et, dans un deuxième temps, faire respecter au quotidien.

Que vous a apporté cette mission d’audit à blanc ?

Edith Vrignaud : La première obligation posée par le législateur exige que le comité d’entreprise ait mis en place une organisation comptable conforme aux règles édictées, permettant d’avoir une traçabilité des opérations, un contrôle interne et une information financière de qualité et sincère. Sans cela, le commissaire aux comptes ne pourra pas certifier les comptes dudit comité d’entreprise. Notre CCUES gère les comptes de plus de 90 000 ouvrants droit salariés de l’entreprise et un potentiel de 30 000 retraités ; vous imaginez bien ce que cela engendre en termes d’opérations à traiter ! Outre la réorganisation du service de comptabilité qui se poursuit encore aujourd’hui, nous avons donc identifié, dès le lendemain de l’audit, les premières actions à mettre en place, parmi lesquelles la séparation plus claire des fonctions au sein de la comptabilité, la mise en place de suivis mieux définis et coordonnés, des engagements afin de donner aux élus une vision plus nette des fonds engagés, l’instauration de circuits de remontée d’information mieux coordonnés, indispensables notamment pour l’équipe de gestion qui prépare et met en place les décisions des élus.

L’audit à blanc nous a permis de disposer d’un outil de pilotage, d’autant plus indispensable qu’il sert autant aux élus qu’aux gestionnaires et qu’il nous aide à suivre et maîtriser les budgets affectés. Aujourd’hui, à quelques mois de l’échéance du 1^er janvier, je peux dire que le CCUES d’Orange est doté d’un plan comptable en tout point conforme aux exigences posées par la loi du 5 mars 2014.

Quelle est, selon vous, la deuxième étape au regard des nouvelles obligations comptables ?

Edith Vrignaud : Nous devons faire en sorte que ce cadre général, bien posé, fonctionne au quotidien et que tous les membres du CCUES se l’approprient. Cela relève de notre timing à nous car nous savons bien que, derrière le chantier des procédures, nous avons un autre chantier : celui des responsabilités, bien plus large depuis la loi du 5 mars. Comme cela a déjà été souligné par d’autres observateurs, avec l’obligation d’édicter un règlement intérieur, le législateur a voulu imposer des règles de transparence dans la gouvernance des comités d’entreprise. Pour nous, cela implique que tout ce qui a été réalisé en interne, en termes de dépenses, doit pouvoir être tracé et contrôlé, que tout engagement doit avoir un justificatif. Aujourd’hui, nous en sommes au premier niveau de contrôle et de qualité. Nous avons analysé toutes les procédures. Nous sommes en train d’établir les responsabilités de chacun, de voir qui est habilité à engager, qui l’est pour signer et qui l’est pour suivre et contrôler. L’important est de définir des processus complets et adaptés à nos besoins.

Ce cadre est prévu par le nouveau règlement intérieur qui définira strictement nos règles de fonctionnement, la répartition des rôles entre les élus, l’organisation interne, les tâches de chacun, les circuits de contrôle… En outre, en raison de notre taille, nous devons, au-delà du règlement intérieur, mettre en place une commission des marchés. Cela demande, là aussi, que nos élus s’adaptent. C’est en cela que la mission menée par Sémaphores a été essentielle : elle a été, pour les élus, l’occasion d’une prise de conscience et, la mise en œuvre d’une vision prospective de leurs décisions et actions. Ils étaient déjà sensibilisés à ces besoins puisqu’ils avaient sollicité cet audit. Cela les a amenés à passer une nouvelle étape, vers plus de professionnalisme, conjuguant trois maîtres-mots : pilotage, contrôle et traçabilité.

Pour l’équipe que vous dirigez, qu’est-ce que cela implique ?

Edith Vrignaud : Nous avons tous bien pris conscience du rôle de chaque membre de notre équipe au regard des missions des élus. Ces derniers fixent les orientations et prennent les décisions, mais ils n’affectent pas les dépenses. C’est l’équipe gestionnaire qui va prévoir les procédures, en définissant les boucles de contrôle pour que tout soit conforme aux règles fixées dans le plan comptable et dans le règlement intérieur. C’est ce travail qui va ensuite permettre au commissaire aux comptes de valider les comptes. Contrairement aux années passées, les élus vont voir leur responsabilité engagée. Ce n’est pas neutre. Le mois prochain, nous aurons des élections qui vont peut-être partiellement renouveler les élus actuels. Or, être élu aujourd’hui, c’est non seulement être pluridisciplinaire, en fonction des dossiers à traiter, mais c’est aussi assumer très fortement tous les engagements faits au nom du CCUES. Nous avons besoin d’être entourés d’experts en soutien, en alerte. Nous avons également besoin d’un cadre bien défini des règles à suivre. Ainsi, quand Orange s’est dessaisie de la gestion de prestations sociales, le CCUES en a repris la gestion pour le compte des CE. Les élus ont très vite compris qu’il leur fallait mettre en place un recueil de données coordonné et centralisé au niveau du CCUES pour que les 19 CE soient en conformité avec les obligations URSSAF.

Donc, oui, je pense que l’un des grands mérites de cet audit à blanc aura été de montrer aux élus que c’est à eux de préparer l’avenir pour nos futurs mandants (chaque élection ayant lieu tous les trois ans), de mettre à leur disposition une équipe outillée, formée et vigilante quant à l’évolution et à la complexité des nouvelles obligations comptables.

Loi du 5 mars 2014 : Comment les comités d'entreprise doivent-ils se préparer aux nouvelles obligations effectives dès le 1^er janvier 2015 ?

Les journées d'information et d'échanges Sémaphores 2014

Sémaphores, spécialisée dans l’assistance à la gestion des comités d’entreprise et des organisations syndicales, organise, en partenariat avec Secafi et AuServiceduCE, les 28 novembre et 11 décembre 2014, deux journées nationales d’information et d’échanges sur les nouvelles obligations comptables, issues de la loi du 5 mars 2014. À destination des élus et des principaux responsables administratifs des comités d’entreprise des plus grandes entreprises françaises, ces journées, organisées au Cercle interallié des armées, se déclineront en trois temps :

• une matinée d’information et d’échanges avec des experts,
• un après-midi d’ateliers,
• un compte-rendu exhaustif et didactique.

Pour plus d’informations sur les journées des 28 novembre et 11 décembre 2014, vous pouvez contacter Marie Connan au 01 43 90 53 03 / marie.connan@semaphores.fr.

Les nouvelles obligations des comités d’entreprise selon la loi du 5 mars 2014 : revue de détail juridique

Des règles communes à tous les CE, quelle que soit leur taille, et ce, dès le 1^er janvier 2015

• Soumission aux obligations comptables, telles que définies à l’article L.123-12 du Code du commerce (article L.2325-45), dont l’obligation de tenir une comptabilité, même simplifiée, ainsi qu’un rapport de gestion, même simplifié, présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière.
• Nomination obligatoire d’un trésorier.
• Obligation de conserver, pendant dix ans, l’ensemble des pièces justificatives, à compter de la date de clôture de l’exercice auquel elles se rapportent.

Les comptes et rapports de gestion simplifiés seront arrêtés selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par certains élus du comité d’entreprise désignés par lui. Ces documents simplifiés seront approuvés par les membres élus du CE réunis en séance plénière, réunion portant sur un seul sujet et faisant l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Dispositions spécifiques selon la taille de votre CE

• Pour les moyens CE, c’est-à-dire ceux disposant de ressources annuelles excédant le seuil des petits CE (153 000 €) mais n’atteignant pas celles des grands CE (cf ci-dessous), nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable.
• Pour les grands CE, c’est-à-dire ceux remplissant deux des trois critères suivants : effectifs du CE supérieurs à 50, ressources supérieures à 3,1 millions d'euros, bilan supérieur à 1,55 million d'euros, nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de :
  • présenter une comptabilité de droit commun ;
  • nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l’entreprise (mission financée sur le budget de fonctionnement du CE) ;
  • présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées entre le CE et l’un de ses membres ;
  • créer une commission des marchés parmi les membres titulaires, chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE ;
  • établir des comptes consolidés.