Saisie manuelle, import excel, DSN ou données brutes de la paie ? Comment alimenter la BDES pour en faire le carrefour de votre dialogue social ?
 

Avec toutes les tâches chronophages d’alimentation des données, la BDES est souvent perçue comme une contrainte. Malgré tout, avec la richesse des informations et indicateurs qu’elle contient, la BDES reste un excellent moyen d’enrichir le dialogue social. Mais comment s’affranchir des contraintes des saisies et d’imports des données ?
 

Il existe plusieurs méthodes pour alimenter la BDES, chacune ayant ses avantages et ses contraintes.

• La première méthode consiste à faire des imports manuels à partir de fichiers bureautiques puis de retravailler les données de RH directement dans la BDES. Une solution risquée du fait des risques d’erreurs liées aux nombreuses manipulations des données.

• La seconde méthode est l’import des données DSN. Cet import apporte une réponse satisfaisante aux structures simples car elle permet de respecter le prérequis légal. Toutefois, elle présente des limites pour les organisations plus complexes. En effet, les données sociales de la DSN sont généralistes puisqu’elles ont pour vocation de normaliser les échanges avec l’administration et les organismes sociaux. Il n’est donc pas possible d’intégrer l’import de données spécifiques à des critères de confidentialités particuliers.

• La troisième méthode est l’import automatisé des données brutes de la paie. Elle répond mieux aux besoins de diversification et d’adaptation des indicateurs des organisations complexes qui veulent aller au-delà du cadre légal et qui veulent personnaliser la BDES en fonction des accords passés avec les élus. Cette méthode permet de s’adapter plus facilement aux demandes des élus, avec la marge de manœuvre nécessaire pour ajuster le cadre légal de la BDES aux besoins et aux évolutions du dialogue social.

• La quatrième et dernière méthode est l’alimentation de la BDES à partir d'entrepôts de données et d’entrepôts de BI. Cette méthode peut être incontournable pour certains indicateurs personnalisés dont les données ne sont ni présentes dans la DSN, ni dans les données de paie. Elle reste réservée aux grands comptes car elle engendre des projets de mises en œuvre plus longs et coûteux.

En plus de choisir la méthode d’import qui convient le mieux à votre organisation, il est également important de pouvoir l’automatiser. La mise en place de l’alimentation automatique prendra un peu de temps au début mais vous fera gagner un temps considérable par la suite. Avec une alimentation automatique périodique, vos équipes de RH ne perdront plus de temps en saisies ou imports manuels et pourront se concentrer sur la qualité des indicateurs disponibles et se recentrer sur d’autres activités.

Pour avancer dans cette réflexion, cliquez sur le lien ci-après, pour consulter notre fiche pratique qui fait le point sur ce sujet et dans laquelle nous avons détaillé les cinq points clefs pour contrôler la conformité de votre BDES et vous assurer qu’elle génère un climat de confiance.