« Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) doit se doter d’un règlement intérieur (RI). Il a pour objet de déterminer les modalités de fonctionnement du CSE et les rapports de celui-ci avec les salariés de l'entreprise » (art. L. 2315-24 du Code du travail).

La rédaction de 2018 est un peu différente de l’ancien article L 2325-2 du code du travail qui prévoyait que le « CE détermine (dans un RI) ». Même s’il n’y avait donc pas d’obligation formelle d’avoir un RI, il n’en revenait pas moins que, depuis la loi du 5 mars 2014 qui imposait des nouvelles obligations comptables au CE (anciens articles L 2325-45 et suivants), celui-ci était devenu obligatoire (sans pour autant, comme d’ailleurs en 2018, qu’il y ait sanction civile ou pénale en cas d’absence…).

Il faut aussi rappeler que la formalisation du fonctionnement des IRP avait connu une nouvelle étape en août 2015, avec la nécessité pour les CHSCT de mettre en place un règlement intérieur (l’ancien article L 4614-2 prévoyait que celui-ci déterminait « les modalités de son fonctionnement et l’organisation de ces travaux »). Dans la pratique, cette mise en place n’a pas été répandue, faute d’enjeux et de sanctions immédiates.

La formulation issue des ordonnances mentionne clairement l’obligation avec le mot « devoir » sans pour autant donner les clefs précisément (sauf à quelques exceptions près) d’une architecture d’un tel document régulateur du fonctionnement de la nouvelle instance : le CSE.

Aujourd’hui, alors que la mise en place des instances représentatives du personnel via le CSE peut s’effectuer (en cas de négociation) en utilisant des formes, pratiques et méthodes qui peuvent différer d’une entreprise à l’autre, il nous paraît essentiel, tant pour les salariés (les « représentés ») que pour leurs représentants, de formaliser l'un des cadres du dialogue social , simple et sûr (à côté de l’accord de mise en place du CSE s’il prévoit son mode de fonctionnement) adapté au « terrain » et non issu de « modèles ».

Sans pour autant considérer qu’un règlement intérieur soit, en soi, une « panacée » (vouloir trop écrire dans le détail peut « corseter » une instance qui va devoir trouver ses marques à tout la moins les 4 premières années de son existence), il nous paraît désormais incontournable, une fois que le CSE est élu, de réaliser son élaboration très rapidement après les élections du CSE (à l’initiative de la délégation du personnel au CSE et non de l’employeur) puis passer à son approbation formelle dans les délais les plus rapides.

Il nous a donc semblé intéressant de déterminer :

1. son objectif, son utilité,

2. quelle architecture souple pouvait être adaptée au terrain

Objectif et utilité du règlement intérieur du CSE

De façon évidente, un RI devrait permettre de clarifier le fonctionnement des différentes instances et intervenants dans le dialogue social (CSE, représentants de proximité, commissions…) pour les salariés (qui peut faire quoi, quand et comment ?) que pour les représentants du personnel eux-mêmes et pour les directions.

En effet, il faut rappeler que les « membres de la délégation du personnel » sont au service du comité social et économique. Par conséquent, aucun d’entre eux ne peut agir pour le compte du CSE sans y avoir été invité. Le CSE est une personne morale et ses décisions sont collectives.

Tout ce qui est fait au titre du CSE doit avoir été le fruit préalable d’une résolution. Celle-ci repose tant sur une délibération que sur un vote des titulaires lors d’une réunion plénière. Seul le vote entérine officiellement un projet, un budget ou une décision. Nulle commission n’a le droit d’engager le CSE, même si celui-ci lui a délégué le soin d’instruire, de documenter ou d’enquêter dans son champ de compétences. À l’occasion des réunions périodiques, toutes les futures résolutions devront avoir été portées à l’ordre du jour. Un accord de mise en place du CSE qui réduirait (même un tant soit peu) les pouvoirs du CSE pourrait être justement contesté.

Le règlement intérieur du CSE permet donc (de fait) de recenser toutes les mesures que les membres de l’instance devront observer.

Lorsque qu’il a été adopté par la majorité, son contenu s’impose donc aux membres du CSE, y compris à ceux d’entre eux qui s’y seraient opposés.

Ses décisions portant sur ses modalités de fonctionnement et l’organisation de ses travaux ainsi que ses résolutions sont prises à la majorité des membres présents.

Le règlement intérieur devient donc un outil permettant de formaliser des usages, des textes de plus faibles portées juridiques (circulaires) ou bien encore une jurisprudence qui apporte des précisions sur le fonctionnement de l'instance.

Rappelons que le refus de l'employeur d'appliquer un règlement intérieur ou l'une de ses dispositions constitue un délit d'entrave. Si ce dernier souhaite en contester le contenu, il lui appartient de saisir le juge d'instance, seul compétent pour statuer sur sa validité

Une architecture souple capable d’être adaptée au terrain (donc sans application de « modèles » tout faits)

• Comment construire son règlement intérieur du CSE ?

Avant de se lancer dans sa rédaction, de la même façon que pour bâtir un accord de dialogue social, [1], il est bon de dresser un bilan de l’ensemble des usages : règles (éventuellement issues des RI du CE et du CHSCT) existantes afin de vérifier leur pertinence à l’aune des missions du CSE d’une part et de leur efficacité (passée).

Il faut ensuite concevoir le règlement intérieur du CSE comme un mode d’emploi. Pour cela, il est bon d’appliquer cette règle de bon sens : qui fait quoi, quand, comment et pourquoi ? Et à quel public s’adresse telle ou telle disposition ?

En effet, le « qui » permet de déterminer les acteurs désignés par les membres du CSE. Par exemple, le secrétaire du CSE, est rattaché à des missions tenant à la rédaction de l’ordre du jour et du procès-verbal des réunions. Le CSE pourrait aussi lui associer des missions d’archiviste et de responsable pour l’organisation des réunions préparatoires. Ainsi, le « quoi » s’inscrit logiquement dans notre exemple, comme une liste de tâches relevant de la responsabilité du secrétaire du CSE. Afin d’activement aider cet élu à s’organiser, le « quand » permet au CSE de planifier les actions à suivre.

Chaque disposition doit en outre répondre à la question « pourquoi ? ». Il faut évidemment inscrire uniquement ce qui sera nécessaire à l’organisation dans un tel document.

La naissance du CSE entraîne la parution de « modèles de règlement intérieur » et de nombreux membres du CSE vont les récupérer, en pensant gagner du temps en passant à côté de la plupart de leurs besoins et s’imposeront même des dispositions qui n’auront pas lieu de s’appliquer au sein de leur établissement.

Nous recommandons de réaliser un travail d’équipe durant lequel chacun pourra exprimer ses attentes et ses besoins matériels, humains et financiers, les pratiques et les besoins qui en résultent. Les décisions quant à la répartition des responsabilités sont prises en séance. Il en va de même pour ce qui a trait aux moyens de fonctionnement, au calendrier, au budget etc. Selon la taille de l’instance et de l’entreprise, le règlement intérieur du CSE est plus ou moins riche de dispositions. Il faut éviter les règlements à rallonge, sous peine que de nombreuses règles soient inopérantes. L’abondance n’est pas une garantie en soi. Un CSE implanté au sein d’un établissement de moins de 300 salariés n’a pas besoin de prévoir des dispositions, par exemple, eu égard aux trois commissions obligatoires.

• Que doit contenir un règlement intérieur ?

Selon nous, le règlement intérieur du CSE doit au moins contenir :
- des règles de bon fonctionnement interne,

- des règles de bonne gouvernance financière et sociale,

- des règles de communication du CSE vers les salariés et des salariés vers le CSE,

- des règles dérogatoires plus avantageuses que le socle légal sans reprendre les dispositions minimales prévues par les ordonnances (en indiquant alors simplement les règles qui sont en dérogation et en mettant en annexes au RI les documents de communication vis-à-vis des salariés afin d’assurer une appropriation rapide et une communication efficace).

Il n’est pas indispensable de revenir sur des modalités figurant dans le code du travail (à défaut d’accord d’entreprise) afin de ne pas en alourdir la lecture (copie des articles en référence peut être annexée).

Ainsi, il nous semblerait judicieux de prévoir les points suivants :

- des règles tenant aux missions d’enquête et de visite (inspections à mener tout au long de l’année), l’application concrète des missions du CSE en matière SSCT (qu’il y ait ou non une commission ad hoc) ; il en sera tout autant au sujet des inspections régulières [2] ;

- des clarifications sur les délégations opérées (via un accord de mise en place du CSE) aux commissions ;

- le fonctionnement des commissions [3] (dont la plus sensible dans les établissements de 300 personnes et plus, la commission SSCT [4]), obligatoires ou facultatives [5] ;

- la répartition des rôles, responsabilités du secrétaire, du trésorier, d’un éventuel bureau etc. ;

- la répartition des rôles, responsabilités des éventuels « représentants de proximité » ;

- des règles d’éligibilité des salariés à ces activités sociales et culturelles ;

- les modalités de communication, de publicité et d’accès aux travaux du CSE ;

- les modalités de participation aux réunions préparatoires ;

- l’association des suppléants à la vie du CSE etc. ;

- les modalités de contact et de traitement des remontées de terrain (il ne faut pas oublier que les membres du CSE se voient confier les missions autrefois du ressort des délégués du personnel, mode de travail déjà utilisé par les DUP) ;

- les réunions du comité (modalités de convocation, ordre du jour, modalités de vote, modalités de ratification et de diffusion des procès-verbaux etc.) [6] ;

- le nombre et le rôle des commissions ;

- les moyens du comité (accès au local, matériel etc.) : les locaux, description, accès, entretien, protection, le matériel fourni, la téléphonie (confidentialité), les règles de partage des locaux, l’accès à l’intranet, à l’internet etc. ;

- les modalités relatives aux réunions préparatoires (quand, comment et qui ?) ;

- de façon générale, tout ce que le code du travail n’a pas défini et dont le CSE a pourtant besoin, par exemple :  la nomination, les fonctions et obligations d’un éventuel trésorier adjoint, la nomination, les fonctions et obligations d’un éventuel secrétaire adjoint, l’organisation financière et bancaire du comité ;

- les modalités et délais de remontée des revendications « du terrain » et de la communication post-réunion aux salariés, les délais pour les membres de la délégation au CSE qui veulent transmettre une suggestion d’ordre du jour au secrétaire ;

- l’élaboration et la diffusion d’un « compte rendu » de la réunion plénière (en dehors même du « procès-verbal ») ;

- les règles de remplacement du secrétaire en cas d’absence ;

- le fonctionnement des réunions : planning (s’il y a un accord de mise en place du CSE prévoyant une autre périodicité que les dispositions légales, les réunions trimestrielles concernant la SSCT, le lieu des réunions, les modalités de recours à la visioconférence (si pas d’accord de fonctionnement du CSE) et le mode de convocations ;

- les conditions de prise de décision dans les CSE ayant un nombre pair d’élus, quand deux résolutions recueillent chacune 50 % des titulaires (hors l’élection du secrétaire et du trésorier pour laquelle la jurisprudence indique la désignation du plus âgé) ;

- les conditions de remboursement des frais de déplacement des élus ;

- les modalités de contrôle de la pertinence, de la qualité régulière (mises à jour) de la BDES et leur exploitation par les membres de la délégation au CSE, la liste de la documentation disponible pour les membres et leur accessibilité ;

- la gestion des frais de déplacement des élus ;

- les modalités de formations des membres de la délégation (titulaires et suppléants) ;

- la mise à disposition par l’employeur de personnel ou de moyens (accord, durée, facturation, règlement et contrôle) ;

- l’éventuelle prise en charge facultative d’honoraires par l’employeur (par exemple, pour l’assistance à la commission économique) ;

- la prise en charge des frais de sténotypie pour les réunions de CE ;

- les assurances (responsabilité civile, responsabilité civile des mandataires, assurance des biens et déplacement des élus en voiture personnelle) ;

- des dispositions tenant à l’arrêt des comptes et à la clôture de l’exercice, à la rédaction du bilan financier et à sa communication aux salariés. Le chapitre IV sur la transparence financière des comptes des comités de la loi du 5 mars 2014 impose notamment au comité d’inclure dans son règlement intérieur des clauses précises ayant trait à la gouvernance et à l’établissement et au contrôle des comptes des comités. Ainsi, faut-il prévoir : combien de membres dans la commission d’arrêté des comptes ? Comment sont-ils désignés ? Qui préside la commission d’arrêté des comptes ? Quelles modalités d’arrêté des comptes (vote interne à la commission, avec quelle majorité ?) ? Qui (le secrétaire, le trésorier ou un autre membre ?) rédige les modalités d'établissement du rapport d'activité et de gestion ? Quelles informations figurent dans le rapport ? Les modalités de mise à disposition des comptes annuels aux salariés etc. ;

- les modalités de révocation du trésorier ; 

- les modalités de désignation des membres de la commission des marchés et les modalités de fonctionnement de celle-ci ? Combien de membres dans la commission des marchés ? Comment sont-ils désignés ? Qui préside la commission ? Quelles modalités de choix des fournisseurs ?

• Les limites du RI

Le vote du règlement intérieur n’est soumis à aucune règle spécifique. Par conséquent, il pourrait se voter à la majorité des membres présents ayant le droit de vote, au cours d’une réunion plénière, qui a fait l’objet au préalable d’une mention dans l’ordre du jour.

D’après certains auteurs [7], la Cour de cassation ne s’est pas prononcée sur les participants au vote du RI : il n’est pas prévu que l’employeur participe à la rédaction et au vote d’adoption. Il est pour autant possible qu’à la suite d’un accord (de droit syndical comme par exemple la mise en place du CSE ou un accord entre la majorité des titulaires du CSE et l’employeur), celui-ci signe un RI comportant alors des engagements unilatéraux de sa part.

Suivant la jurisprudence applicable au RI du CE (et applicable, selon nous, d’emblée au CSE), « le règlement intérieur ne peut pas imposer des contraintes ou charges non-prévues par la loi. Si le CSE détermine, dans son règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement, il ne lui est pas permis d’inclure dans ce règlement des dispositions concernant une mesure relevant des prérogatives de l’employeur.

Conformément à la volonté du législateur, le CSE doit rester une instance de « coopération » entre le chef d’entreprise et les représentants du personnel. Par conséquent, certaines clauses pouvant figurer dans le règlement intérieur sont prohibées et peuvent faire l’objet d’une annulation par les juges en cas de contentieux, les dispositions du règlement intérieur d’un CSE ne peuvent avoir pour effet d’alourdir les obligations que la loi met à la charge de l’employeur.

« Le règlement intérieur ne peut pas imposer à l'employeur des contraintes ou charges non prévues par la loi » (Cour de cassation, chambre sociale, audience publique du mercredi 8 octobre 2014, n° de pourvoi : 13-17133).

En revanche, le refus par l’employeur d’appliquer les dispositions du règlement intérieur peut constituer un délit d’entrave. En l’espèce, l’employeur s’est opposé à l’application de l’une des dispositions du règlement intérieur ayant pour objet l’organisation des réunions du comité d’entreprise,  Cass. crim., 10 juillet 1979 n° 78-91.623.

Si, en application de l'article L 2315-24 du code du travail, le CSE détermine, dans son règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement, ce texte ne lui permet pas d’inclure dans ce règlement des dispositions concernant une mesure qui relève des prérogatives de l’employeur, sauf pour celui-ci à répondre d’un éventuel abus dans leur exercice (voir par exemple : Cour de cassation, civile, chambre sociale, 15 janvier 2013, 11-28.324 : « Le pouvoir de convoquer le comité d'entreprise, incluant nécessairement celui de fixer la date de la réunion, relève, sauf meilleur accord des parties ou abus de droit, des prérogatives de l'employeur »).

• Durée de validité du règlement intérieur du CSE

À l'instar du contenu, la durée de validité du règlement est libre. Elle peut être votée pour la durée du mandat ou à durée indéterminée. Dans ce cas, le renouvellement du CSE n’entraîne pas l’annulation du règlement intérieur adopté par le précédent comité. Toutefois, le règlement peut prévoir qu’il appartient au comité, à chacun de ses renouvellements, de décider son maintien ou son changement. Dès lors qu’un nouveau CSE n’a pris aucune décision sur ce point, le règlement intérieur n’est pas reconduit (TGI Saint-Étienne, 23 mai 1980). De même, il faut bien indiquer que le RI est susceptible d’évoluer en fonction des modifications réglementaires, conventionnelles ou légales qui interféreraient avec ses dispositions à l’avenir.

Pour conclure, puisque le RI est à la fois un cadre et un référentiel, il pourrait lui être annexé deux tableaux simples reprenant pour l’un et pour l’ensemble des salariés, la direction, les IRP eux-mêmes, un tableau synthétique des rôles, responsabilités en matière de dialogue social (avec ou sans accord portant sur ce thème), et pour l’autre des schémas (processus) clairs de fonctionnement des IRP en fonction des thèmes et des missions du CSE [8].

[1] Voir nos précédents articles sur notre site.
[2] Pour rappel, les modalités de mise en place de la commission de santé, de sécurité et des conditions de travail relèvent du champ de la négociation collective. Elles sont fixées par un accord d’entreprise ou, en l’absence de délégué syndical, par un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité (Code du travail art. L 2315-42 et Code du travail art. L 2315-43). À titre supplétif (c’est-à-dire en l’absence d’accord), elles sont définies par le règlement intérieur du CSE (Code du travail art. L 2315-44).
[3] Hormis le cas spécifique de la commission de santé, de sécurité et des conditions de travail, qui est d’ordre public, il est possible de mettre en place une ou plusieurs de ces commissions, par accord d’entreprise. Ce même accord peut également prévoir la mise en place de commissions supplémentaires pour l’examen de problèmes particuliers. Le CSE n’est donc pas libre de créer des commissions facultatives par délibération, comme le CE peut le faire aujourd’hui ; un accord d’entreprise est nécessaire. Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, en l’absence d’accord d’entreprise, la mise en place de certaines commissions est obligatoire.
[4] La mise en place de cette commission est obligatoire dans  les entreprises d’au moins 300 salariés ; les établissements distincts d’au moins 300 salariés, les établissements SEVESO.
[5] Les ordonnances prévoient également la mise en place obligatoire, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, d’une commission de la formation, d’une commission d’information et d’aide au logement, ainsi que d’une commission de l’égalité professionnelle. Enfin, la commission des marchés a la charge des marchés dont le montant est supérieur à un seuil fixé par décret.
[6] Toutefois, le RI du CSE ne peut pas mentionner la date des réunions, c’est un pouvoir qui appartient au seul employeur (cassation n° 11-28324, du 15 janvier 2013).
[7] Le droit des CE, Maurice Cohen & Laurent Milet, LGDJ 12^e édition, 2016.
[8] S’inspirant en cela des annexes utilisées dans l’accord de la MAIF sur les conditions de vie au travail et à la prévention des RPS du 16 janvier 2014.