La qualité de  la gestion des ASC dépend de la capacité du CSE à mettre en place des règles transparentes et à s'assurer qu'elles soient respectées. A partir de ces fondamentaux, l'utilisation d'un logiciel de gestion dédié ne peut que faciliter le traitement des prestations. Retour sur le deuxième RDV des trésoriers organisé le 30 juin par Miroir Social en partenariat avec UpCoop et Technologia Expertise.
 

La pression est forte sur les élus des CSE quant à la qualité attendue par les salariés en matière de gestion des ASC.  Le degré d'acceptation des “grains de sable" est faible. "Une gestion fluide des CSE sous-entend une véritable organisation qui repose sur un équilibre entre la gestion, la comptabilité et la communication.  C'est chronophage or avec le passage en CSE, le temps dont disposent les élus pour gérer les ASC s'est réduit. Un logiciel de gestion va permettre de conjuguer plus facilement ces 3 dimensions sur tout un panel de prestations en conjuguant le traitement des activités quotidiennes et l'anticipation les rendez-vous périodiques comme la rentrée scolaire ou les fêtes de fin d'année", souligne Sylvie Randy, formatrice interne pour Kalidea UpCoop, co-partenaire avec Technologia Expertise de ce deuxième RDV des trésoriers dévolu à la qualité de la gestion des ASC. Une chose est certaine : un logiciel de gestion des ASC  ne sera pas d'une grande utilité si les élus du CSE ne sont pas en capacité de s'organiser en amont. 
 

"Il doit y avoir une forte exigence des élus sur les contrôles de l'éligibilité des salariés aux prestations, dans un souci d'équité et au regard du risque de redressement URSAFF en cas de non-respect des règles. Ces contrôles doivent s'intégrer dans le logiciel de gestion", ajoute Jean-Hugues Roquel, consultant chez Technologia Expertises.

Il faut donc demander les avis d'imposition pour proposer des niveaux de subvention des activités en fonction des tranches de quotient familial.  Il y a 8 tranches de subvention chez CSE Veolia Ile-De-France. "Nous nous efforçons d'être le plus clair possible sur les niveaux de subventionnent de toutes les prestations que nous proposons dans un catalogue papier que nous distribuons chaque année. C'est un support de référence qui permet de justifier que les salariés doivent mettre à jour chaque année leur fiche d'imposition", explique Nawal Bouregba, la secrétaire CFDT de ce CSE qui gère un budget de 900 000 € pour 1430 salariés ouvrants droit et qui se trouve être employeur de 3 salariés, dévolus à la gestion des ASC.
 

Ce ne sont pas moins de 14 tranches de subventionnement des 6 600 ouvrants droit que gère le CSE d'Orange Sud-Est avec 10 salariés permanents. "La rigueur dont nous faisons preuve dans la gestion pour éviter les erreurs et les fraudes est appréciée par la majorité des salariés. C'est ce qui nous permet par exemple de rembourser les dépenses engagées sur facture dans un délai de 15 jours. C'est un indicateur clé de l'efficacité de notre gestion", témoigne Dalinda Choukair, la directrice administrative et financière du CSE Orange Sud-Est où le logiciel de gestion a été paramétré pour permettre aux salariés de reporter d'une année sur l'autre, tout ou partie de leur subvention non utilisée. Une flexibilité très appréciée.

• [Sur abonnement] Retrouvez un focus sur la teneur du message adressé par le CSE d'Orange Grand Sud-Est aux ouvrants-droit pour les informer d'une augmentation significative de justificatifs présentant des irrégularités et des mesures qui allaient s'appliquer pour contrer les salariés qui cherchent à frauder en considérant avoir un droit de tirage sur le budget des ASC.

Deux témoignages de CSE où les élus peuvent s'appuyer sur des salariés permanents pour assurer la gestion des ASC. Or ce n'est pas le cas de la grande majorité des CSE. D'où l'importance accrue de mettre en place une gestion dématérialisée au maximum dans les plus petits CSE pour alléger la charge des élus et assurer un suivi des dossiers individuels. A défaut, il y a le risque de voir l'offre ASC s'appauvrir, se simplifier à l'extrême. Pour Sylvie Randy, "la dématérialisation est aussi un gage de sécurisation des données personnelles recueillies comme par exemple les déclarations fiscales car il est possible de paramétrer les droits d'accès aux informations les plus sensibles". Et Jean-Hugues Roquel de conclure : “ce qui a accès à quoi a tout intérêt à se retrouver dans le règlement intérieur du CSE”. 
 

• Quelle place accorder aux éléments financiers dans le règlement intérieur du CSE ? [Le RDV des Trésoriers n°1]