Le document unique (DU) s’inscrit dans la démarche de prévention des risques professionnels et regroupe les résultats de l’évaluation des risques de votre entreprise.

Il est obligatoire dans toutes les entreprises, quels que soient leur effectif et le secteur d’activités.
 

Évaluez les risques de l’entreprise

Le document unique (DU) est un inventaire des risques de chaque unité de travail de l’entreprise.

Définition de l’unité de travail. Elle peut s’étendre d’un poste de travail à plusieurs types de postes occupés par des travailleurs ou des situations de travail présentant les mêmes caractéristiques (employés de bureau, chauffeurs, etc.).

D’un point de vue géographique, l’unité de travail peut couvrir des lieux différents selon la nature de l’activité (manutentions, chantiers, transports, etc.).

Inventaire des risques. Pour évaluer les risques, vous devez procéder en 2 étapes :

• identifier les dangers : équipements, substances, méthodes de travail susceptibles de causer un dommage pour la santé de vos travailleurs ;
• analyser les risques : étude des conditions d’exposition de vos travailleurs à ces dangers.

Faites participer vos salariés à l’évaluation des risques

La rédaction du document unique peut être fastidieuse. Outre une parfaite connaissance de tous les postes de travail de l’entreprise, vous devez être capable de lister tous les dangers qu’ils recèlent. Faire participer vos salariés aura un double avantage : vous faciliter la tâche et les sensibiliser à votre démarche.

Participation des salariés. La meilleure façon d’être certain de ne rien oublier consiste à impliquer les salariés de votre entreprise. Ils ont une vision concrète et complète de leurs tâches. En effet, le travail effectué réellement peut être différent du travail prescrit.

Réunissez vos salariés et expliquez-leur le but de ce DU (vous pouvez vous faire aider du médecin du travail). Demandez-leur de vous faire part de leurs idées et de leurs constatations sur le terrain. Cette collaboration permet un gain de temps considérable.

Responsabiliser vos salariés. Cette collaboration est précieuse, car en encourageant vos salariés à vous faire remonter leurs observations, vous les responsabilisez. Ils prennent davantage conscience des dangers et sont plus prudents : vous verrez ainsi le nombre d’accidents, petits ou importants, diminuer.

Autre avantage, vous renforcez la cohésion au sein de votre équipe.

Rédigez le document unique

Sous quelle forme ? Aucune forme n’est imposée au DU. Vous devez simplement transcrire sur un document unique les résultats de votre évaluation des risques. Cela peut être sur un support écrit ou numérique.

Attention : si votre DU est sur un support numérique et comporte des informations nominatives (nom des salariés notamment), pensez à procéder à une déclaration préalable auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

A quoi ça sert ? N’oubliez pas que votre document unique n’est pas qu’un simple inventaire des risques de votre entreprise, il est un outil très utile pour prévenir les risques, mener vos actions de prévention, etc.

Outre l’identification des risques, vous pouvez indiquer dans votre DU :

• le classement des risques de votre entreprise selon vos propres critères : gravité, probabilité de réalisation du risque, fréquence d’exposition, etc. ;
• les mesures de prévention qui ont été prises, ou que vous envisagez de mettre en place. Le DU pourra ensuite servir de base à votre démarche de prévention ;
• etc.

Notre conseil : utilisez également la fiche d’entreprise du médecin du travail, l’analyse des risques faite par votre CHSCT et les fiches de données de sécurité des fabricants de produits pour rédiger votre DU. Ils peuvent contenir des éléments importants pour votre évaluation des risques.

Actualisez votre document unique

Votre document unique doit être mis à jour au moins une fois par an.

De plus, vous devez obligatoirement l’actualiser :

• dès qu’une décision d'aménagement importante modifie les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail de vos travailleurs (modifications de l'outillage, cadences ou normes de productivité, changements de produits ou d'organisation du travail, etc.). Bref, vous devez lister dans le DU toutes les décisions que vous adoptez qui ont un impact sur les postes de travail ;
• lorsqu'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie. Notamment, lorsqu’une maladie professionnelle ou un accident du travail résulte d’un risque non encore identifié. Il doit être répertorié dans le DU et analysé afin de comprendre en quoi il révèle un facteur de risque particulier.

• Exemple :
  Depuis la mise en place d’une nouvelle machine, plusieurs salariés ont été arrêtés pour sciatiques. Vous devez mentionner ces arrêts dans votre DU et indiquer les actions prises afin de réduire ce que l'on appelle les troubles musculo-squelettiques.

Notre conseil : pour éviter toutes contestations sur le suivi de votre DU, datez-le à chaque actualisation ou mise à jour annuelle.

Gare aux sanctions !

Si vous ne réalisez pas votre document unique (DU) ou que vous faites preuve de négligences dans sa rédaction, vous encourrez des sanctions financières. Vous prenez également de gros risques à ne pas améliorer les équipements ou les conditions de travail dont vous avez répertorié les dangers.

Amendes. Ne pas rédiger votre DU ou ne pas le mettre à jour au moins une fois par an, c’est prendre le risque d’être condamné à payer une amende de 1.500 euros en cas de contrôle, somme portée à 3.000 euros en cas de récidive.

Le DU doit par ailleurs être mis à la disposition :

• de l’inspection du travail. Si vous refusez, vous êtes passible d'une contravention de 450 euros ;
• des représentants du personnel. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’être condamné pour délit d’entrave (amende de 3.750 euros, doublée en cas de récidive) ;

Il doit également être accessible à tous les travailleurs de votre entreprise. C’est une nouveauté : jusqu’à présent, il devait être mis à la disposition des seuls travailleurs soumis à un risque pour leur santé ou leur sécurité.

Votre responsabilité est engagée en cas d’accident du travail. La rédaction du document unique ne suffit pas pour dégager votre responsabilité en cas d’accident.

En effet, si un accident du travail se produit alors que vous aviez, ou auriez dû avoir, conscience du danger auquel vos salariés étaient exposés et que vous n’avez pas pris les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité, vous commettez une faute inexcusable.

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle occasionnant un arrêt de travail de plus de 3 mois, c’est du ressort de votre responsabilité pénale et les sanctions sont bien plus importantes : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende.