La loi impose aux CE de toutes les tailles de produire un rapport d’activités et de gestion financière sur l’exercice 2015 d’ici le 30 juin 2016. Dans les faits, rares sont les CE qui en sont capables tant ce nouvel exercice est en rupture avec les habitudes. La volonté du législateur a en effet été de pousser les élus à dépasser la présentation des comptes pour expliquer à tous les salariés le sens de toutes leurs actions, chiffres à la clef ou non. Plus question de se contenter d’empiler des éléments financiers dans ce nouveau rapport qui remplace le compte-rendu annuel de gestion.
 
C’était le sujet du café social organisé le 24 mai par Miroir Social grâce au parrainage d’Appli’CE, la solution de gestion des CE du groupe Up, avec l’ensemble des partenaires qui contribuent à enrichir les services de la plate-forme : AudiCE, Cezam, Syndex et Technologia.

Exercice introspectif

Les élus de CE ont bien l’habitude de communiquer auprès des salariés sur les actions sociales et culturelles qu’ils proposent, de même qu’ils publient les comptes-rendus des réunions de l’instance. Mais tout cela se fait au coup par coup. Faire le bilan annuel de ses actions au regard des objectifs fixés, sans faire l’impasse sur les points délicats et expliquer les avis rendus est autrement plus exigeant.
 
Le décret structure le rapport en 3 parties : la présentation de l’organisation et du fonctionnement du CE, les actions menées au titre des activités économiques et professionnelles (ex. : budget de fonctionnement) et des activités sociales et culturelles. Un socle d’information non financière est demandé sur chacun de ces éléments, comme par exemple le taux de participation des élus aux réunions, leur capacité à se former etc.
 
Ce rapport d’activités et de gestion financière du CE peut ainsi ressembler à une introspection collective du bureau qui doit faire transpirer les ambitions, les choix et l’évaluation des actions. Partant de là, la production de ce rapport ne peut être sous-traitée d'A à Z à des prestataires : expert comptable, agence de communication, expert CE etc. « Que l’on se le dise, le rapport presse bouton n’existe pas. D’autant que le décret d’application accorde une grande marge de manœuvre. Il y a encore des zones floues, comme par exemple dans le cas d’une DUP élargie qui intègre le CHSCT. Le rapport d’activités du CE doit-il intégrer les actions engagées par le CHSCT ? Rien dans le décret ne l’interdit », estime Claudine Vergnolle, expert comptable du cabinet AudiCE. « Le rapport, c’est l’occasion pour les élus de prendre le temps de se poser pour évaluer leurs actions au regard des objectifs fixés. Les choix des élus qui décident de ne pas proposer la même chose à tous les salariés méritent des explications. Se donner les moyens de produire le rapport est la meilleure des façons de bien être au clair sur le règlement intérieur car il ne s’agit pas de simplement présenter un organigramme mais d’expliquer aux salariés les rôles effectifs de chacun », explique Catherine Bouillard, déléguée générale du réseau Cezam qui a déjà formé plus de 200 élus à ce nouvel exercice.

Jusqu’où aller ? 

En théorie, les grands CE pourraient produire des rapports sur papier glacé avec de belles photos collectives et de belles infographies, racontant une histoire comme le font les directions dans leur rapport RSE. En réalité, on en est encore loin même si ce nouveau format est bien perçu comme un levier de communication auprès des salariés, particulièrement en fin de mandat. Il n’y a pas de limite à ce qui peut être fait, si ce n’est la confidentialité. Selon Jeanne Hominal, du comité de direction de Syndex, « un CE est dans son droit pour partager dans un rapport les raisons qui l’ont conduit à actionner un droit d’alerte mais la teneur des réponses de la direction n’ont pas pour vocation de s’y retrouver. Il convient de valoriser les missions économiques du CE. Synthétiser les avis rendus sur l’exercice, justifier les expertises financées par l’employeur et à quel coût est essentiel. C’est la meilleure façon de résister à la pression que certaines directions mettent sur les élus en les invitant à renoncer à leur droit à expertise en contrepartie de rallonges sur le budget des activités sociales et culturelles ». Et celle-ci d’inviter les élus à s’entendre sur une grille des indicateurs pouvant résister aux changements de majorité et ainsi permettre des comparaisons.
 
En matière de formats de communication, le décret ne fige rien. « Le rapport peut conjuguer du texte, agrémenté d’infographies, avec des animations interactives qui vont clarifier certains points. Le fonctionnement d’un CHSCT qui souhaite par exemple exposer les résultats commentés d’un sondage sur les conditions de travail. Les élus doivent s'interroger sur la bonne adéquation des supports avec le lectorat visé. Les jeunes attendent autre chose qu’un simple rapport écrit », considère Marc Chenais, directeur général du cabinet Technologia qui internalise les compétences capables de valoriser la communication des CE et des CHSCT. Car l’objectif premier du rapport d’activités et de gestion financière est bien d’être lu en interne mais aussi à l’externe.

Où chercher les données ?

Un rapport d’activités a besoin de données à mettre en scène pour mieux les expliquer. Sur les voyages par exemple, s’il est indispensable d’indiquer le nombre de salariés bénéficiaires, il est possible d’aller beaucoup plus loin en détaillant la part d’hommes et de femmes, les âges etc. De quoi alimenter les discussions. Mais pour cela, encore faut-il que la direction des ressources humaines accepte de fournir le fichier du personnel. « Notre solution traite à la fois les aspects comptables mais également la boutique en ligne des Activités Sociales et Culturelles. Cela nous permet de livrer des données d'usage très fines aux élus afin d’enrichir les rapports. Il apparaît que les élus ont besoin d’un véritable tableau de bord pour leur permettre de capitaliser sur toutes les actions qu’ils mènent mais qui ne font pas l’objet d’un suivi comptable. La solution Appli'CE permet cette valorisation des actions du Comité d'Entreprise », avance Anne Sophie Derogy, chef de produit Appli’CE qui propose déjà une riche bibliothèque de données que les élus peuvent analyser et exporter dans la nouvelle version de leur rapport.