Ces prochaines semaines, clôturant leurs comptes au 31 décembre 2020, les élus des comités sociaux et économiques (CSE) doivent réunir une plénière pour présenter et approuver les comptes de leur instance représentative du personnel. Comment procéder ? Selon quelles modalités ? Dans quels délais ? Comment communiquer auprès des salariés ?

Note : nous ne présenterons pas ici les règles comptables applicables aux CSE ; vous pouvez consulter notre article : « Obligations comptables des CSE : quelles sont les bonnes pratiques ? » sur le sujet.

Le règlement intérieur du CSE
 

La première chose à faire est de prendre connaissance du règlement intérieur du CSE pour vérifier si un article apporte des précisions sur les modalités d’approbation des comptes. Dans ce cas, il faut s’y référer. Par exemple, un règlement intérieur pourrait préciser que les comptes doivent être approuvés dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.

Sans précision particulière, ce sont les articles du Code du travail et les règlements de l’Autorité des normes comptables (ANC) qui s’appliquent.

Rappelons que la rédaction du règlement intérieur est obligatoire.

La tenue obligatoire d’une réunion spécifique
 

L’article L2315-68 du Code du travail précise : « Ils [les comptes annuels] approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l'objet d'un procès-verbal spécifique ».
 

Une réunion plénière des élus du CSE doit dont être organisée avec l’approbation des comptes à l'ordre du jour. Cette plénière doit porter sur ce seul sujet. Aucun autre point ne peut figurer à l’ordre du jour et un procès-verbal spécifique à cette réunion doit être rédigé.

Les délais à respecter
 

L’article R2315-37 du Code du travail précise : « Les comptes annuels ou les documents mentionnés à l'article L2325-46 sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice.

Ce délai peut être prolongé à la demande du comité social et économique par ordonnance du président du tribunal de grande instance statuant sur requête ».
 

L’approbation des comptes doit donc avoir lieu dans les six mois qui suivent la date de clôture de l’exercice (sauf disposition spécifique du règlement intérieur, prévoyant un délai plus court).
 

L’article L2315-71 du Code du travail précise : « Au plus tard trois jours avant la réunion en séance plénière mentionnée au troisième alinéa de l'article L2315-68, les membres du comité social et économique chargés d'arrêter les comptes du comité communiquent aux membres du comité social et économique les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents mentionnés à l'article L2315-65, accompagnés du rapport mentionné à l'article L2315-69 ».
 

Afin que les membres du comité disposent du temps nécessaire pour examiner les comptes, les membres du comité chargés d’arrêter les comptes doivent leur communiquer les comptes au plus tard trois jours avant la réunion plénière (huit jours pour le comité central d’entreprise).

Présentation du rapport annuel d’activité
 

En plus des comptes, le CSE doit établir et présenter le rapport annuel d’activité en plénière.
 

L’article L2315-69 précise : « Le comité social et économique établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l'entreprise.
 

Le contenu du rapport, déterminé par décret, varie selon que le comité social et économique relève des I ou II de l'article L2315-64 ou de l'article L2315-65.
 

Ce rapport est présenté aux membres élus du comité social et économique lors de la réunion en séance plénière mentionnée à l'article L2315-68 ».
 

Le rapport annuel d’activité a deux finalités. C’est un outil d’analyse des comptes pour éclairer les élus sur la gestion de l’exercice passé. C’est également un outil de communication auprès des salariés, pour rappeler le rôle du CSE sur le plan économique, social et culturel.

Affectation des résultats
 

Lors de la plénière du CSE, les élus titulaires doivent décider de l’affectation des résultats du budget des activités économiques et professionnelles (AEP), également nommé « budget de fonctionnement » et du budget des activités sociales et culturelles (ASC). Le résultat positif est appelé « excédent » et le résultat négatif « déficit ». C’est lors de cette séance plénière d’approbation des comptes que le CSE délibère sur l’affectation des résultats.
 

À cette occasion, les élus peuvent voter l’affectation d’une partie de l’excédent d’un des budgets sur les réserves de l’autre budget.
 

• Transfert du budget ASC vers le budget AEP
   

Les articles L2312-84 et R2312-51 du Code du travail précisent que lorsque le résultat du budget des ASC est excédentaire, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de le transférer, dans la limite de 10 % de cet excédent annuel, au budget de fonctionnement.
 

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les livres comptables des CSE ayant une comptabilité simplifiée (L2315-65) et, d'autre part, dans le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière (L2315-69).
 

• Transfert du budget AEP vers le budget ASC
   

Les articles L2315-61 et R2315-31-1 du Code du travail précisent que lorsque le résultat du budget des AEP est excédentaire, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent également décider, par une délibération, de le transférer, dans la limite de 10 % de cet excédent annuel, au budget destiné aux activités sociales et culturelles.
 

Cette décision doit faire l’objet d’une délibération du CSE, une fois l’exercice clos.

Attention, le transfert d’une partie du budget des AEP sur celui des ASC n’est pas sans conséquence !

Cette possibilité est limitée quand l'employeur a pris en charge les frais d'expertise qui incombaient au CSE. En effet, quand l'employeur doit prendre à sa charge des frais d'expertise qui normalement doivent être réglés par le CSE, celui-ci ne sera alors plus autorisé à transférer l'excédent du budget de fonctionnement sur le budget ASC pendant les trois années qui suivront (L2315-80).
 

Rappel : pour la consultation prévue à l'article L2315-87 (mission d’orientation stratégique) et les consultations ponctuelles financées en principe par le comité, sur son budget AEP, à hauteur de 20 %, et par l'employeur, à hauteur de 80 %, ce financement est pris à 100 % en charge par l’employeur en application du 3 3°de l’article L2315-80 du Code du travail, « lorsque le budget de fonctionnement du comité social et économique est insuffisant pour couvrir le coût de l'expertise et n'a pas donné lieu à un transfert d'excédent annuel au budget destiné aux activités sociales et culturelles prévu à l'article L2312 84 au cours des trois années précédentes ».

L’employeur participe-t-il à l’approbation des comptes ?
 

En raison de sa double qualité de président et membre du CSE, la loi restreint le droit de vote du président du comité. Le président du CSE ne participe pas au vote sur l’approbation des comptes et l’affectation des résultats mais a un droit de regard sur les comptes et peut demander toute information utile à la compréhension des comptes au trésorier du CSE.

En conclusion…
 

En raison de la pandémie de covid-19, les activités sociales et culturelles 2020 et 2021 des CSE ont été perturbées et souvent fortement réduites. La plénière d’approbation des comptes qui se tiendra d’ici le 30 juin 2021 est l’occasion de faire une projection des dépenses au 31 décembre 2021, notamment, d’intégrer un redémarrage de l’activité du CSE, liée à la sortie de crise. La présentation d’un budget prévisionnel rectificatif pour le second semestre 2021 sera souvent nécessaire.