Sirhius, le nouveau système d’information de gestion des ressources humaines ministériel, associé à des centres de services partagés ressources humaines (CSRH), bénéficiera à l’ensemble des agents. Pour la plupart des acteurs concernés s'exprimant dans le dernier numéro de la revue Échanges, c'est une nouvelle organisation qui devrait permettre d’améliorer la qualité du service rendu.

« Cette nouvelle organisation est un projet lourd qui a mobilisé un nombre important d’agents, mais indispensable pour préparer les évolutions liées au raccordement à l’ONP (opérateur national de paye). Il nous a conduits à réfléchir au métier de gestionnaire RH et à ses responsabilités. Notre ambition est aussi de développer une gestion qualitative et personnalisée performante des ressources humaines », explique Michèle Féjoz, directrice des ressources humaines au secrétariat général des ministères économique et financier.

Sirhius permet en effet une gestion dynamique des ressources humaines : en rapprochant la gestion administrative des dossiers et la préparation de la paye, le délai entre le changement de situation d’un agent et sa prise en compte dans la paye sera très sensiblement réduit et, dans le même temps, la qualité et la réactivité seront considérablement accrues. Sirhius couvre le cœur d’activités de la fonction RH : gestion administrative individuelle et collective, régime indemnitaire et pré-liquidation, gestion des temps et des absences, mais aussi gestion des structures, des postes emplois et des affectations. Ce périmètre englobe les données, les règles de gestion et les processus guidés associés, ainsi que la production des restitutions et des arrêtés, décisions, notifications, contrats et avenants.

Jean-Baptiste Le Brun, délégué aux systèmes d'information au sein du secrétariat général des ministères économique et financier, souligne : « Concrètement, Sirhius se substitue à des applications anciennes. Elle repose sur l’utilisation d’un progiciel personnalisé pour tenir compte des spécificités des agents de nos ministères et, notamment, des spécificités directionnelles puisque l’on ne gère pas forcément un géomètre du cadastre comme un rédacteur du contentieux. Il y a des particularités en matière d’indemnités, de régimes horaires... Cela dit,nous avons essayé de faire en sorte que le plus de choses soient proposées dans le noyau commun, de façon à minimiser le coût de réalisation de l’outil ».

Comme le précise Michelle Santoul, responsable du pôle Sirhius de la DSI au secrétariat général, « la séparation entre le pilotage stratégique du projet confié au SG et le pilotage opérationnel confié à la mission Sirhius de la DGFIP permet de garantir le suivi des besoins exprimés par les directions et leur réalisation dans les meilleures conditions ».

L’agent au cœur de la gestion RH

L’un des intérêts de cette nouvelle application est qu’elle profite à tous, aux agents comme à l’administration. Avec Sirhius en effet, les agents pourront à la fois consulter certains éléments de leur dossier, en modifier des données personnelles ou encore formuler des demandes spécifiques : temps partiel, congés, autorisations d’absence...

Les fonctionnalités de consultation permettent aux agents d’avoir accès à diverses informations utiles sur leur dossier individuel, qu’il s’agisse de leurs données personnelles, du suivi de leur carrière (historique des grades, prochain avancement d’échelon…) ou encore des informations leur permettant de gérer leur temps de travail (consultation des compteurs de congés, RTT, compte épargne temps, historique des absences, visibilité sur les heures de pointage, consultation du planning...).

Au-delà de la simple consultation, les agents pourront également agir sur leur dossier personnel en modifiant certains éléments, par exemple leurs coordonnées personnelles, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, leur situation de famille ou état civil, leurs diplômes ou encore leurs coordonnées bancaires. Bien entendu, ces opérations nécessiteront l’envoi d’une pièce justificative pour validation avant la mise à jour de leur dossier.

Enfin, des formulaires seront mis à disposition des agents dans leur « espace » Sirhius. Ils leur permettront d’effectuer dans l’outil des demandes telles que la régularisation des anomalies de temps, la gestion des demandes de temps partiel ou de leur renouvellement, la gestion de comptes épargne temps, les congés (ordinaire, maternité, paternité, adoption) ou encore les autorisations d’absence.

Sirhius déjà opérationnel à l’INSEE

Expérimenté depuis mars 2012 à l’INSEE, Sirhius a déjà démontré sa capacité opérationnelle. Etienne Traynard, chef du département des ressources humaines à l'INSEE jusqu'au 1^er septembre dernier, explique : « Le CSRH de l’INSEE, installé à Metz, traite en double 650 dossiers issus de quatre établissements, trois directions régionales (Midi-Pyrénées, Alsace et Lorraine) et un département de la direction générale. Ce choix a été retenu pour travailler sur un panel de statuts de personnel les plus divers possible. Ce pilote va nous permettre de tester progressivement l’ensemble des fonctionnalités de Sirhius ». Dans un premier temps, seuls la gestion administrative et les congés seront concernés.

L’expérience sera ensuite étendue aux horaires variables et à la pré-liquidation de la paye, puis aux situations particulières de certains collaborateurs, agents INSEE en service ministériel, agents des DOM ou agents de centrale en service à l’INSEE, par exemple. Le bilan de la première étape s’avère des plus positifs. Etienne Traynard se félicité : « L’outil fonctionne même s’il a fallu corriger quelques bugs. Le fait de tester l’outil en parallèle avec l’ancien système nous a permis de vérifier que Sirhius donnait bien les résultats attendus. De plus, nous avons pu tester une nouvelle organisation. Jusqu’à présent, les agents s’adressaient au service administratif de leur établissement pour toutes les questions relatives à la gestion administrative. À l’avenir, le service administratif de proximité reste, avec le management de l’établissement, un acteur privilégié de la politique RH, notamment des compétences et des parcours professionnels des agents. Il sera le garant de la qualité du service, mais toutes les opérations administratives seront réalisées directement au sein du CSRH. Nous avons donc mis en place une interface entre les agents et le CSRH qui permet de poser des questions aussi facilement qu’avant ».

À l’instar d’un intranet, l’outil offre la possibilité de poser des questions en ligne. Les réponses aux questions les plus simples sont immédiates. Dès lors qu’une question n’est pas répertoriée dans la base de connaissances, elle est transmise à un service qui l’expertise et y répond. Deplus, Sirhius permet aux agents de suivre la gestion de leur demande. « C’est important car les agents doivent obtenir une réponse aussi facilement que si la question était posée sur place », relève Étienne Traynard.

Lancée depuis le début de l’année 2012, l’expérimentation est entrée, depuis le 1^er juin dernier, dans sa deuxième phase et les petites anomalies rencontrées sont, au fur et à mesure, transmises pour être corrigées. D’ici le 1^er février 2013, le pilote prendra fin et le système sera alors pérennisé à l’INSEE. « Participer au lancement du nouveau dispositif de gestion des ressources humaines et de la paye est extrêmement motivant pour nos équipes. Elles ont la satisfaction de voir les choses évoluer et éprouvent une certaine fierté de se voir confier la responsabilité de tester le système », conclut Etienne Traynard.

Les centres de services partagés RH au service des agents

Au-delà de l’outil informatique, l’organisation de la gestion des ressources humaines des agents des ministères économique et financier est, en effet, totalement repensée dans la perspective du raccordement à l’opérateur national de paye. À terme, les centres de services partagés RH prendront en charge les dimensions « gestion administrative »  et « paye » de la totalité des agents des ministères économique et financier. Outre celui déjà mis en place à l’INSEE, le CSRH dédié à l’administration centrale est d’ores et déjà opérationnel et préfigure ce que sera demain l’ensemble des CSRH. « L’objectif de la nouvelle organisation est à la fois de dynamiser les métiers des ressources humaines et d’offrir aux agents un service plus personnalisé. Nous disposions jusque-là de bureaux dédiés à la gestion des ressources humaines et à la gestion administrative, ainsi que d’un bureau qui se consacrait totalement à la paye. Aujourd’hui, nous avons des bureaux spécialisés dans la gestion des ressources humaines en termes de pilotage et un CSRH qui met en œuvre leurs décisions et s’occupe de la gestion administrative et de la paye des agents d’administration centrale. Cela permet de bénéficier d’un processus mieux intégré et plus réactif », explique Monique Schwartz-Autissier, responsable du centre de services partagés RH au sein de la sous-direction de la gestion du personnel des parcours professionnels du secrétariat général.

Accompagner les agents des métiers de la sphère RH

La nouvelle organisation au sein de l’administration centrale a demandé d’importants efforts de conduite du changement auprès des 220 agents en charge de la gestion des ressources humaines. « Nous avons conduit plus de 250 heures de réunion sur ces sujets afin de pouvoir associer le maximum d’agents. De plus, nous avons mené de nombreuses actions de formation car la nouvelle polyvalence gestion administrative/paye nécessitait d’acquérir de nouvelles compétences », précise Monique Schwartz-Autissier.

« Auparavant, en qualité de gestionnaire indemnitaire, j’avais en charge la gestion des indemnités pour un portefeuille alphabétique tous corps confondus. Désormais, au sein du CSRH, je m’occupe de la gestion des indemnités pour les cadres supérieurs. Progressivement, mon portefeuille va s’étoffer pour intégrer le volet gestion administrative, ce qui me permettra d’avoir une vision complète du traitement des dossiers. Désormais, au sein d’un même pôle, nos fonctions sont mixtes. Nous bénéficions donc de l’expertise et de l’expérience de nos collègues. Sur les sujets indemnitaires, j’ai apporté ma collaboration à la formation dispensée à mes collègues anciennement gestionnaires administratifs et, ultérieurement, j’aurai un rôle de soutien à leur égard », témoigne Sandrine Royo, gestionnaire administrative et paye au centre de services RH sur le secteur des cadres supérieurs.

« Pour ma part, mon rôle au sein du CSRH est d’offrir un accueil de qualité, d’orienter les demandes, de veiller à leur traitement par les équipes dans les délais et de faire remonter les demandes urgentes et les dossiers signalés », relève Christel Tognazzoni, responsable de l’accueil du centre de services RH de l’administration centrale.

Mathieu Guglielmi, adjoint au chef du bureau du recrutement et de la valorisation des personnels de catégories A, B et C, ajoute : « En recentrant l'activité les bénéfices attendus sont doubles. Développer d’une part une meilleure connaissance et une gestion plus qualitative du personnel et garantir, d’autre part, la qualité des données de gestion administrative et de paye et la sécurisation de la chaîne de traitement de ces données ».

Source : Revue Échanges, septembre-octobre 2012.