Le décret n°2015-1539 du 26 octobre 2015 relatif à l'encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d'accueil (ci-après « le décret ») a pour objet de fixer les conditions et limites dans lesquelles les entreprises peuvent faire appel à des stagiaires. Il détermine notamment le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par un même organisme.

Le nombre maximal de stagiaires

Selon l’article R. 124-10 du Code de l’éducation, issu du décret, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l'organisme d'accueil ne peut excéder :

• 15 % de l'effectif arrondis à l'entier supérieur pour les organismes d'accueil dont l'effectif est supérieur ou égal à vingt ;
• 3 stagiaires, pour les organismes d'accueil dont l'effectif est inférieur à vingt.

L’article R. 124-11 du même Code permet des dérogations pour les étudiants effectuant un stage obligatoire dans le cadre d’enseignements conduisant à un diplôme technologique ou professionnel.

Dans ce cas, il appartient à l’autorité académique de définir, par arrêté, le nombre maximal de stagiaires approprié, dans la limite de :

• 20 % de l’effectif de l’entreprise si celui-ci est supérieur ou égal à 30 ;
• 5 stagiaires, si l’effectif est inférieur à 30.

Le plafond du nombre de stagiaires s’apprécie en prenant en compte l’ensemble des personnes accueillies au titre des stages et des périodes de formation en milieu professionnel.

NB : L’arrêté de l’autorité académique peut restreindre la dérogation à seulement certains secteurs d’activité. 

Pour l'application des dispositions susvisées, l'effectif de l’organisme d’accueil est égal soit :

• au nombre des personnes physiques employées dans l'organisme d'accueil au dernier jour du mois civil précédant la période sur laquelle est appréciée la condition ;
• à la moyenne sur les douze mois précédents du nombre des personnes physiques employées.

Le résultat le plus élevé est retenu.

Pour les administrations et établissements publics administratifs, l'effectif s'entend de l'ensemble du personnel exerçant leurs fonctions dans l'organisme d'accueil, apprécié selon les modalités susvisées.

L’encadrement des stagiaires et le contrôle des conventions de stage

Il est rappelé que l'organisme d'accueil doit désigner un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire, qui sera garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage (C. éduc. art. L. 124-9).

L’article R. 124-13 du Code de l’éducation prévoit désormais qu’une même personne ne peut être désignée en qualité de tuteur dans un organisme d'accueil lorsqu'elle l'est déjà dans trois conventions de stage en cours d'exécution à la date à laquelle la désignation devrait prendre effet.

Cette limitation a pour objet de permettre un meilleur encadrement des conventions de stage.

Par ailleurs, le décret a prévu que les mentions à porter sur le registre d’entrée et de sortie du personnel, à propos des stagiaires, doivent être conservées pendant 5 ans. (C. trav. art. R 1221-26 modifié).

Rappelons, à cet égard, que les stagiaires doivent être inscrits, dans l’ordre d’arrivée, dans une rubrique spécifique du registre unique du personnel (C. trav. art. L 1221-13 : « Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel »).

L’inspecteur du travail est autorisé à exiger la communication de la convention de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’entreprise pour contrôler le respect des dispositions relatives :

• au nombre maximal de stagiaires accueillis dans l’entreprise (C. éduc. L 124-8) ;
• au tutorat  (C. éduc. art. L. 124-9, al. 1 et L. 124-10) ;
• aux autorisations d’absence et de congés et au droit aux titres restaurant et à la prise en charge des frais de transport (C. éduc. art. L. 124-13) ;
• au temps de travail et de repos des stagiaires et à l’interdiction de leur confier des tâches dangereuses (C. éduc. art. L. 124-14).

Enfin, le décret précise les circonstances permettant de déterminer le montant de l’amende encourue par les entreprises ne respectant pas les règles susvisées (au plus, 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et 4 000 € en cas de réitération dans un délai d'un an).

Ces circonstances sont les suivantes :

• le caractère réitéré du manquement ;
• la proportion de stagiaires par rapport à l’effectif ;
• la situation économique et financière de l’entreprise ;
• la commission d’autres infractions.