Le comité social et économique (CSE) a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte des intérêts de ces denriers dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.
 

Le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise.
Le CSE gère également les activités sociales et culturelles.
 

Dans le cadre de ces différentes missions, les élus du CSE sont amenés à se déplacer fréquemment.
 

La question se pose alors de savoir qui paie les frais de déplacement : l’employeur ou le CSE ?
 

Frais de déplacement liés aux réunions à l’initiative de l’employeur

La prise en charge n’est abordée ni par le Code du travail, ni par l’ordonnance Macron n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, sur la mise en place du CSE. Il faut donc se référer à la jurisprudence existante.
 

La Cour de cassation a estimé que les frais de déplacement des membres du comité pour se rendre aux réunions ordinaires et extraordinaires du comité étaient à la charge de l'employeur, qu'elles soient organisées à l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité des membres du comité (Cass. soc., 22 mai 2002, n° 99-43.990).
 

Il apparaît donc clairement que pour les réunions plénières, les réunions extraordinaires, les réunions de la commission de santé, sécurité, et conditions de travail (CSSCT), les réunions suite à un accident et toute autre réunion à l’initiative de l’employeur, c’est bien celui-ci qui paie les frais de déplacement.
 

La prise en charge des frais de déplacement ne se limite pas aux frais de transport (billet de train, ticket de métro etc.) engagés par les élus. Ils incluent également, les frais d'hébergement et de nourriture des membres du comité (Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-10.127).
 

L’employeur peut prévoir les conditions d’indemnisation des frais de déplacement par accord collectif ou par usage. Le mieux étant, pour éviter tout litige, de prévoir ces conditions dans le règlement intérieur du CSE.

Frais de déplacement liés aux réunions à l’initiative des élus

Les frais de déplacement liés aux réunions à l’initiative des élus (réunions préparatoires, formations économiques, rencontres des salariés et rencontres des prestataires du CSE) sont à la charge du comité.
 

La Cour de cassation a jugé que les frais de déplacement engagés par les représentants du personnel pour se rendre aux réunions des diverses commissions du comité doivent être remboursés par le comité et non par l'employeur, sauf accord express de ce dernier ou usage (Cass. soc., 17 octobre 2018, n° 17-13256).
 

Les frais engagés par les élus sont imputés soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des œuvres sociales et culturelles (ASC). Il faut analyser le motif du déplacement au cas par cas.
 

Exemples
 

• Un élu du CSE se déplace pour rencontrer l’expert-comptable du CSE : les frais s’imputent sur le budget de fonctionnement.
• Un élu se déplace dans une agence de voyages, en vue d’organiser une sortie des salariés : les frais s’imputent sur le budget des œuvres sociales et culturelles.

Conseil : dans un souci de transparence et afin d’éviter toute dérive, il est préconisé de définir un barème de prise en charge des frais de déplacement des élus. Ce barème peut être intégré dans le règlement intérieur du CSE.