La loi du 5 mars instaure de nouvelles règles pour les comités d’entreprise. Cela fait presque trois ans que vous prépariez cette évolution, comment expliquer cette anticipation ?

Alain Coulamy : J’ai été secrétaire du comité d’entreprise de la Monnaie de Paris de 2007 à 2014. Dès mon élection, je me suis posé des questions sur les outils à notre disposition pour bien présenter nos choix au bénéfice du personnel et les moyens dont nous disposions. Notre comité d’entreprise est composé de 7 élus et il dispose d’un budget approximatif de 500 000 euros. Notre société emploie 480 salariés, dont 300 employés-ouvriers. Il y a sept ans, lorsque j’ai été élu, la Monnaie de Paris venait de changer de statut, devenant un établissement public à caractère industriel et commercial. Notre comité d’entreprise a donc évolué et il s’est doté d’un budget ainsi que d’une permanence. J’étais le seul permanent des 7 élus et j’ai eu à cœur, dès le début, que nous établissions un budget digne de ce nom, non susceptible d’être contesté et permettant aux salariés de savoir réellement ce que nous faisions. J’avais quelques notions de comptabilité du fait de mes précédentes missions mais je savais que j’avais besoin d’un accompagnement.

J’avais deux solutions, soit mettre en place une commission interne de contrôle, soit me tourner vers un expert extérieur qui m’apporterait soutien, formation et conseils avisés. J’ai choisi la seconde solution et nous avons sollicité l’aide des experts-comptables de Sémaphores. Ils nous ont accompagnés pendant ces sept années et c’est quand même un peu grâce à eux que nous sommes à jour au regard des obligations comptables de la loi du 5 mars 2014. Il nous reste encore à attendre la publication des derniers décrets pour savoir si nous devrons nommer un commissaire aux comptes mais tout a été bien pensé et mis en ordre de marche depuis quasiment deux ans.

Comment avez-vous préparé les différentes étapes ?

Alain Coulamy : Nous avions déjà pris conscience de l’impérieuse nécessité de mettre en place un budget comptable de haute qualité. Nous avions un logiciel ultra-simple, plus du tout adapté à ce que nous recherchions. Nous avions besoin d’un outil bien plus complet, performant, susceptible de bien séparer les fonctions, de faire des recoupements, de bien suivre nos engagements et d’avoir une vision saine des fonds encore à notre disposition. Quand on crée un budget, il faut répondre aux besoins en fonction des fonds et ne pas s’engager à la légère. C’est un préalable. Ensuite, il faut se doter d’outils souples, facilement exploitables, notamment par des non-experts.

C’est primordial dès lors que vous gérez des budgets d'activités sociales et culturelles. L’aide d’un expert-comptable est essentielle pour réaliser, sur la base d’un diagnostic de l’offre du CE, notamment au regard de la conformité ou non au regard des contraintes URSSAF et de toute réglementation en vigueur, et de la demande exprimée par les salariés, une modélisation financière. Ainsi, l’expert va définir des hypothèses de simulation, proposer des scenarii et des paramétrages. C’est à cette occasion qu’il va mettre en évidence les principales zones de risques, proposer des modalités d’arbitrage et formuler des préconisations. Nous avons donc mis en place des tableaux de bord mensuels facilitant le pilotage des budgets pendant l’année et défini des scenarii d’atterrissage budgétaire. Après ces phases d’installation des outils, de formation et d’appropriation des procédures par chacun des élus, nous avons poursuivi cet accompagnement. Maintenant que tout semble bien intégré, l’expert vient une fois par trimestre pour contrôler et vérifier ce que nous avons fait. C’est un gain de temps inestimable sur une année. Comme on vérifie chaque trimestre, la fin d’année est bien plus sereine.

Qu’est-ce qu’il vous reste à mettre en œuvre au regard des nouvelles obligations comptables ?

Alain Coulamy : Il nous reste à finaliser les procédures de contrôle interne, notamment en termes de suivi des factures de nos prestataires ainsi que les règles d’attributions des participations du CE vers les salariés. Nous devons être exemplaires en la matière pour éviter toute contestation et bien identifier derrière chaque montant une facture. Nous avons une mission de transparence à leur égard qui, il me semble, a bien été traduite dans la loi du 5 mars 2014. Ces nouvelles règles donnent un surcroît de crédibilité aux organisations syndicales et aux instances représentatives du personnel car ce sont elles, à travers des élus comme je l’ai été pendant sept ans à la Monnaie de Paris, qui sont gestionnaires des fonds pour les salariés et il est faux de penser que les dérapages de certains sont monnaie courante. Loin de là ! C’est beaucoup plus complexe que l’on veut bien le croire et c’est la raison pour laquelle, à l’instar de ce qui existe dans d’autres organismes, il était devenu indispensable de se doter d’outils et de procédures comptables transparents et de très haute qualité.

Loi du 5 mars 2014 : Comment les comités d'entreprise doivent-ils se préparer aux nouvelles obligations effectives dès le 1^er janvier 2015 ?

Les journées d'information et d'échanges Sémaphores 2014

Sémaphores, spécialisée dans l’assistance à la gestion des comités d’entreprise et des organisations syndicales, organise, en partenariat avec Secafi et AuServiceduCE, les 28 novembre et 11 décembre 2014, deux journées nationales d’information et d’échanges sur les nouvelles obligations comptables, issues de la loi du 5 mars 2014. À destination des élus et des principaux responsables administratifs des comités d’entreprise des plus grandes entreprises françaises, ces journées, organisées au Cercle interallié des armées, se déclineront en trois temps :

• une matinée d’information et d’échanges avec des experts,
• un après-midi d’ateliers,
• un compte-rendu exhaustif et didactique.

Pour plus d’informations sur les journées des 28 novembre et 11 décembre 2014, vous pouvez contacter Marie Connan au 01 43 90 53 03 / marie.connan@semaphores.fr.

Les nouvelles obligations des comités d’entreprise selon la loi du 5 mars 2014 : revue de détail juridique

Des règles communes à tous les CE, quelle que soit leur taille, et ce, dès le 1^er janvier 2015

• Soumission aux obligations comptables, telles que définies à l’article L.123-12 du Code du commerce (article L.2325-45), dont l’obligation de tenir une comptabilité, même simplifiée, ainsi qu’un rapport de gestion, même simplifié, présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière.
• Nomination obligatoire d’un trésorier.
• Obligation de conserver, pendant dix ans, l’ensemble des pièces justificatives, à compter de la date de clôture de l’exercice auquel elles se rapportent.

Les comptes et rapports de gestion simplifiés seront arrêtés selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par certains élus du comité d’entreprise désignés par lui. Ces documents simplifiés seront approuvés par les membres élus du CE réunis en séance plénière, réunion portant sur un seul sujet et faisant l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Dispositions spécifiques selon la taille de votre CE

• Pour les moyens CE, c’est-à-dire ceux disposant de ressources annuelles excédant le seuil des petits CE (153 000 €) mais n’atteignant pas celles des grands CE (cf ci-dessous), nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable.
• Pour les grands CE, c’est-à-dire ceux remplissant deux des trois critères suivants : effectifs du CE supérieurs à 50, ressources supérieures à 3,1 millions d'euros, bilan supérieur à 1,55 million d'euros, nécessité, entre autres et outre les obligations énumérées ci-dessus, de :
  • présenter une comptabilité de droit commun ;
  • nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l’entreprise (mission financée sur le budget de fonctionnement du CE) ;
  • présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées entre le CE et l’un de ses membres ;
  • créer une commission des marchés parmi les membres titulaires, chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE ;
  • établir des comptes consolidés.