Les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) permettent aux entreprises de financer la formation des salariés en mutualisant leurs ressources, pourtant trop d'entreprises manquent souvent d'informations sur ses dispositifs. Grâce à ses partenariats avec les OPCA, Formatys conseille les entreprises en ingénierie financière de formation, et les accompagne dans la gestion des subrogations ou des remboursements auprès des OPCA.

Pourquoi financer une formation par votre OPCA ?

La formation est une composante essentielle de la compétitivité au service de la croissance de l'entreprise. Dans ce cadre, chaque employeur verse une contribution à un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) de sa branche professionnelle (ou interprofessionnel si la branche professionnelle ne dispose pas d'un produit de collecte suffisant) afin de mutualiser son financement. La part des salariés formés va de 16 % (parmi les salariés appartenant à une entreprise de moins de 20 salariés) à 34 % (parmi les salariés des entreprises d’au moins 500 personnes). Les petites entreprises manquent souvent d'informations sur les dispositifs de financement alors que les entreprises qui comptent plus de salariés, dotées d'un service RH, ont plus les chances de disposer des informations nécessaires à la mise en place d'un plan de financement par un OPCA.

Les montants de prise en charge sont très variables selon les OPCA. Pour cette raison, il est important de se faire accompagner tout au long de son projet, notamment en amont. Dans certains cas, l'entreprise peut obtenir de son OPCA le paiement par subrogation de la formation. Dans ce cas, elle n'a rien à régler : c'est l'OPCA qui paie directement l'organisme de formation. Sinon, l'entreprise peut obtenir le remboursement de la formation par son OPCA, à la condition évidente que cet organisme ait au préalable donné son accord pour financer tout ou partie de la formation.

Quelles démarches mettre en œuvre ?

La demande de prise en charge doit impérativement parvenir à votre organisme paritaire collecteur agréé avant le début de votre formation car elle peut être acceptée mais aussi refusée. Voici les démarches à suivre, dans l'ordre.

1. Demande de prise en charge : la demande du formulaire de prise en charge doit être faîte directement auprès de votre organisme collecteur. Certains OPCA proposent ce formulaire au téléchargement sur leur site internet. Ce dossier doit impérativement parvenir à l'OPCA avant le début de la formation.

2. Analyse de votre demande : votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable. Entre octobre et décembre, l'attente peut être longue car ils sont débordés de demandes.

3. Acceptation de votre demande : l'accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Dès sa réception, vous pouvez engager la formation elle-même.

4. Action de formation, à l'issue de la formation, vous devez réunir les pièces suivantes.

- La feuille d'émargement (ou feuille de présence) : elle doit être signée par chaque stagiaire avec une signature par journée de formation. Elle fait apparaître votre nom, la date du jour, le nombre d'heures.

- La convention de formation : c'est un document formulé comme un contrat, qui définit la prestation effectuée entre votre entreprise et Formatys. Ce document comporte des clauses contractuelles obligatoires. Il doit être signé avant la formation par les deux parties. Ce document est souvent demandé par votre OPCA avant la formation. La facture émise par l'organisme de formation peut dans certains cas faire office de convention de formation simplifiée, à condition qu'elle comporte des termes obligatoires.

- La facture de la prestation effectuée : cette facture est émise par l'organisme de formation. Elle comporte ses coordonnées, le montant HT, la TVA et le montant TTC de la prestation (la prestation effectuée, le total d'heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours).

- Le programme de formation : ce document détaille le contenu de votre formation en spécifiant la durée de formation, le descriptif de la formation, les objectifs de la formation et les éventuels pré-requis.

5. Envoi des éléments justificatifs à votre OPCA : vous devez adresser la feuille de présence (conservez-en une copie), la convention de formation, la facture et le programme de formation à votre OPCA. N'hésitez pas vous assurer auprès d'eux que votre dossier a bien été reçu et qu'il est complet.

6. Remboursement de votre formation : selon les OPCA, le financement de votre formation peut avoir lieu avant ou après la prestation. Dans tous les cas, il ne peut avoir lieu que lorsque votre dossier est complet. Certains OPCA règlent directement le montant financé à l'organisme de formation sans avancer les fonds.

Pour toute demande, n'hésitez pas à solliciter votre OPCA ou à contacter Formatys qui peut vous accompagner et vous orienter lors de la constitution de votre dossier.