La BDESE contient plus d'une centaine d'indicateurs qui doivent être régulièrement actualisés. La question de la fréquence de mise à jour, bien que paraissant simple, est complexe et souvent déterminée par la pratique.
 

Mise à jour de la BDESE : cadre légal

Le Code du travail incite l'employeur à actualiser la BDESE avec les informations les plus récentes, en fonction de la date des consultations obligatoires ou des négociations avec les délégués syndicaux (DS).

Selon le Code du travail :
 

• « les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours […] » (art. R. 2312-10) ;
• « les éléments d’information sont régulièrement mis à jour […] » (art. R. 2312-11).

Cependant, la loi ne précise pas les dates des consultations récurrentes du Comité Social et Économique (CSE) ou des négociations avec les DS. En l'absence d'accord de branche ou d'entreprise, l'employeur reste libre de fixer ces dates, tout en respectant une fréquence annuelle minimale.

L'unique obligation de périodicité concerne la mise à jour des données liées à l’index de l’égalité professionnelle au plus tard le 1er mars. Un accord d’entreprise peut ajuster la fréquence de mise à jour des données, pour l’ensemble des indicateurs ou par rubrique.

Attention : dans les entreprises de 300 salariés et plus, les informations sur l'évolution des commandes, la production et l’effectif doivent être mises à jour chaque trimestre, bien que sans date précise.
 

Fréquence mensuelle : un avantage pratique

Faute d’accord sur la fréquence de mise à jour, la question reste ouverte. Les entreprises doivent adapter cette fréquence selon leurs capacités internes. Les moyens humains disponibles, les préférences des élus ou DS, et les outils technologiques sont des facteurs à prendre en compte.

Par exemple, des outils comme BDESE Online permettent d’importer mensuellement la DSN pour actualiser automatiquement les données. Une mise à jour mensuelle s'avère ainsi parfois plus pratique qu'une fréquence trimestrielle. Des données comme celles sur la production ou la consommation énergétique peuvent également être mises à jour chaque mois.

Cependant, certaines informations, comme le plan de formation ou les données financières, ne nécessitent qu’une mise à jour annuelle.

Les entreprises doivent donc trouver un équilibre entre sécurité juridique et efficacité opérationnelle.