Le règlement européen pour protection des données à caractère personnel (RGPD) permet au CSE de s’assurer que l’entreprise respecte ses obligations en matière de protection des données personnelles des salariés, notamment lors des évaluations annuelles. À l’occasion de l'entretien annuel d’évaluation, les employeurs collectent des informations sur leurs salariés.

• Qu'ont-ils le droit de conserver ?
• Comment peuvent-ils utiliser ces informations ?

Le salarié ne peut pas refuser d'être évalué par son employeur, s'il a préalablement été informé des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles utilisées dans l'entreprise. Elles doivent être objectives et transparentes. Les résultats obtenus sont confidentiels : seul le salarié concerné peut en avoir connaissance.

Quelles informations peuvent être collectées à l’occasion d’un entretien d’évaluation ?

Les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de recueillir des informations dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé par le salarié.

Dans le cadre de l’évaluation professionnelle des salariés, la CNIL indique que peuvent ainsi être collectées :

• la date des entretiens d'évaluation,
• l’identité de l'évaluateur,
• les compétences professionnelles de l'employé,
• les objectifs assignés,
• les résultats obtenus,
• l’appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi occupé,
• les observations et souhaits formulés par l'employé,
• et les prévisions d'évolution de carrière.

Faut-il informer les salariés du traitement de leurs données d’évaluation ?

Le RGPD impose au responsable de traitement d’informer :

• le salarié avant la collecte de ses données sur les traitements mis en œuvre, de façon à la fois complète et compréhensible,
• le salarié de la finalité du traitement,
• des coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) ou son représentant,
• des destinataires des données,
• des durées de conservations,
• et de l’existence et des conditions d’exercices de leurs droits.

Par ailleurs, les salariés doivent également être expressément informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles avant leur mise en œuvre.

Pendant combien de temps peut-on conserver les données d’évaluation ?

En principe, les données d’évaluation ne doivent pas être conservées au-delà de la période d'emploi de l'intéressé. Toutefois, il est possible d’archiver ces informations en base intermédiaire, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié, le temps de la prescription. Il conviendra alors de les conserver sur un support logique ou physique différent, où elles pourront être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées (par exemple, le service en charge du contentieux dans le cadre de ses fonctions).

Chaque CSE a la possibilité de s’informer sur la conformité au règlement européen, de ses droits et obligations, seul ou par l’intermédiaire de professionnel qualifié en protection des données personnelles.

Source > https://www.cnil.fr/fr/levaluation-annuelle-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs