Obligatoire dès juin 2014 dans les entreprises d'au moins 300 salariés et depuis juin 2015 dans toutes les entreprises, censée remplacer toutes les informations et rapports transmis au CE et au CHSCT depuis le 1^er janvier 2017, la base de données économique et sociale a tardé à se mettre en place. Mais il semble que les services de RH s’en préoccupent. À vous, représentants du personnel, de vous y associer ou d’initier ce chantier.

La base de données unique, outils de dialogue social

L’ambition de la base de données est d’améliorer le dialogue social en permettant aux représentants du personnel d’avoir accès à une information à la fois économique, financière et sociale de leur entreprise. La base de données leur offre donc une visibilité globale de ces deux sphères intimement liées, pourtant jusqu’à présent morcelées.

La base de données permet aussi d’avoir une vision historique et prospective avec a minima une visibilité sur 6 ans : l’année en cours, deux années précédentes et trois années suivantes. La question de l’archivage de l’année n-3 et des années antérieures est à aborder afin d’allonger cette perspective historique.

La base de données a aussi pour vocation de faire accéder tous les représentants du personnel à la même information partagée :  les membres du CE, ceux du CHSCT et les délégués syndicaux, à l’exclusion des DP. C'est de nature à favoriser les interactions entre représentants du personnel.

Qu'est-ce que c'est une base de données unique ?

C’est une base documentaire avec des informations quantitatives et qualitatives regroupant toutes les informations dont vous disposiez avant ou dont vous auriez dû disposer si ces dernières étaient incomplètes. Elle est actualisée régulièrement en fonction de la périodicité des informations qui doivent vous être transmises trimestriellement, semestriellement ou annuellement et aux dates convenues.

L’architecture de la base est faite d’indicateurs chiffrés tant sociaux qu’économiques et financiers ordonnés en 8 parties, divisée en sous-parties, puis en indicateurs (articles R. 2323-1-3 et 2323-1-4 du code du travail variant selon la taille de l’entreprise).

Pour les entreprises disposant d'un comité central d'entreprise et de comité d’établissement, la base de données comporte les éléments que l'employeur met à disposition de ces deux niveaux de représentation du personnel. Cette situation appelle donc une ventilation des indicateurs en deux niveaux. Ajoutons qu’un accord de groupe peut prévoir la constitution d'une base de données au niveau d'un groupe.

Au-delà, ces indicateurs peuvent utilement être adaptés et enrichis pour décrire votre entreprise de façon utile et pertinente.

En outre, des parties littéraires pourraient compléter les notions chiffrées : quelles sont les évolutions technologiques à venir ? Quels changements règlementaires ? Quelles évolutions des outils de production, de la consommation des clients ? Quels besoins de recrutement et de qualification des salariés ? Quelle politique de mobilité professionnelle et géographique ? Quelle évolution pour la sous-traitance ? Quels changements d'organisation pour améliorer la productivité ? Quels risques pour l'emploi ?