La loi de sécurisation de l'emploi de juin 2013 a introduit la mise en place de la base de données économiques et sociales (BDES) dans toutes les entreprises d'au moins 50 salariés dans le Code du travail. Cette base est également appelée base de données unique (BDU). C’est l’outil indispensable servant aux informations-consultations du comité social et économique (CSE).

La BDES doit désormais contenir des informations sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. Elle devient la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE).

Objectifs de la BDESE
 

La BDESE est un outil que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à la destination des représentants du personnel.
 

L’objectif de la BDESE est de donner une vision claire, globale et transparente de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est ce qui ressort de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4e alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI) : « La qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité, notamment sur la répartition des richesses que l’entreprise produit. L’information économique et sociale des élus doit reposer sur une présentation claire et lisible de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre aux représentants des salariés de disposer d’une vision claire et actualisée des options stratégiques affectant les conditions, la rémunération et la finalité du travail ». Cette base est mise à la disposition du comité social et économique. 

Elle constitue la source d'informations, dans le cadre des trois grandes consultations annuelles récurrentes des élus du CSE :

     - la consultation récurrente sur l’examen des orientations stratégiques (C. trav., art. L. 2315-87),

     - la consultation récurrente sur la situation économique et financière (C. trav., art. L. 2315-88),

     - la consultation récurrente sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l’emploi (C. trav., art. L. 2315-91).
 

La BDESE remplace donc la remise des rapports et informations écrites qui étaient remis aux élus lors des consultations récurrentes.

Les informations nécessaires aux consultations ponctuelles peuvent également être intégrées dans la BDESE, si un accord le prévoit.

La BDESE est accessible en permanence aux élus titulaires et suppléants du CSE, aux membres du CSE central et aux délégués syndicaux. À partir de 300 salariés, la BDESE est obligatoirement informatisée. En dessous de ce seuil, elle peut être sur papier. Selon le législateur, la version informatique est préférable car plus pratique.

Un accord peut être conclu pour aménager le contenu de la BDESE. À défaut, le contenu minimal a été précisé par décret (D. n° 2017-1819 du 29 décembre 2017). Les informations à fournir sont plus ou moins importantes, selon la taille de l'entreprise (moins de 300 salariés ou plus de 300 salariés). 

Les informations de la BDESE doivent être présentées sur six années, pour permettre aux élus du CSE d'avoir une bonne vision de l'évolution de leur entreprise. Les informations présentées sont quantitatives et qualitatives. Elles sont historiques et prospectives (l'année en cours, les deux années passées et les trois années à venir).
 

Dans les entreprises d'au moins 300 salariés (C.trav. art. L 2312-69), les éléments suivants figurent également dans la base :

     - l'évolution générale des commandes et l'exécution des programmes de production,

     - les éventuels retards de paiement des cotisations sociales de l'entreprise,

     - et l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

La mise à disposition actualisée des informations dans la BDESE fait courir le délai d'information-consultation du CSE, sous réserve que les informations soient à jour, que les élus aient été informés de cette mise à jour et que tous les éléments d'analyse et les explications nécessaires aient été donnés. L'employeur ne peut pas se contenter de mettre les informations dans la base.
 

Les informations contenues dans la BDESE peuvent avoir un caractère confidentiel. L'employeur doit préciser quels sont les documents confidentiels et la durée de cette confidentialité. Bien sûr, il ne peut pas classer toutes les informations de la BDESE comme confidentielles. Le CSE se retrouverait dans une situation de ne pas pouvoir exercer son rôle...

Mise à jour de la BDESE : une obligation de l’employeur
 

L’utilité de la BDESE n’a de sens pour les élus du personnel, que si celle-ci est à jour.

Une décision du Tribunal judiciaire de Nanterre (ordonnance de référé du 16 septembre 2021) réaffirme ce principe et condamne un employeur. Dans cette affaire, un CSE avait désigné un expert-comptable, dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques. Les élus et l’expert ont demandé la mise à disposition des informations économiques et sociales de la BDES à l'employeur. Selon eux, les documents mis à disposition n'étaient pas à jour. Il manquait notamment les perspectives sur les trois années à venir. L’employeur ne s’est pas exécuté et a estimé avoir suffisamment donné d’informations pour mener l’expertise à bien.  Pour le juge, la BDES n’était pas à jour car elle n’intégrait aucune donnée prévisionnelle. Il en a déduit que la BDES n’avait pas été mise à jour et ne contenait pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé. L’entreprise a été condamnée à compléter la BDES et à communiquer les données manquantes à l'expert-comptable dans un délai de quinze jours, avec une astreinte de 5 000 euros par jour de retard.

La BDESE, pierre angulaire de l’information-consultation du CSE
 

Lors de la mise en place de la BDESE, le législateur a souhaité que cette base constitue la pierre angulaire du processus d’information-consultation des élus du CSE. De nombreuses entreprises présentent encore des BDESE non conformes à la loi (inexistantes, incomplètes ou difficilement accessibles aux élus), sans se rendre compte des conséquences juridiques, qui peuvent être redoutables. Cette décision du Tribunal judiciaire devrait inciter les employeurs à faire des efforts pour rendre leurs BDESE conformes à la loi.