Par Arnaud Largier, membre du comité CE du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables.

La loi sur la transparence financière des CE du 5 mars 2014 donne une dimension incontournable à la fonction de trésorier du CE.

La désignation d’un trésorier est obligatoire depuis le 1^er janvier 2015, quelle que soit la taille du CE. Le trésorier doit être désigné parmi les élus titulaires, bien qu’à titre provisoire pour 2015, le membre suppléant déjà trésorier puisse poursuivre ses fonctions jusqu’au terme de son mandat. Concernant son élection, le président de l’instance peut prendre part au vote. Les membres suppléants, les représentants syndicaux ou encore le président du CE ne peuvent accéder à cette responsabilité.

Le poste de trésorier adjoint reste en revanche facultatif, bien que vivement conseillé compte tenu des nouvelles exigences comptables ou pour remplacer le trésorier en cas d’absence.

Quelles sont les prérogatives du trésorier ?

Les fonctions du trésorier ne sont pas explicitement ou exhaustivement précisées par la loi, et rendent nécessaire un règlement intérieur pour délimiter ses responsabilités. En effet, dans les textes, il n’est fait expressément référence au trésorier qu'à travers l’article L. 2325-51 du Code du travail, qui précise que « le trésorier du comité d'entreprise ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présente un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d'entreprise et l'un de ses membres ».

En réalisé, c’est l’article L.2325-2 du Code du travail, en stipulant que « le comité d’entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise » qui introduit de fait une référence au règlement intérieur pour définir les fonctions du trésorier du CE et ainsi sécuriser son mandat et encadrer ses responsabilités.

En pratique, le trésorier est a minima chargé de la comptabilité du CE et des budgets. Il est le garant de la bonne gestion financière du CE et de sa transparence, qu’il supervise ou assure directement les opérations de nature comptable et financière générées par l’activité du CE.  Parmi les missions traditionnellement dévolues au trésorier figurent notamment: l’établissement des budgets prévisionnels (activités économiques, sociales et culturelles) ; le règlement courant des dépenses et l’encaissement des recettes ; la gestion de la trésorerie et des comptes bancaires (comptes courants et comptes épargne) ; la tenue de la comptabilité ; l’archivage des pièces comptables désormais obligatoire sur une période de dix ans ; la gestion du patrimoine dont le CE est propriétaire, des différents contrats conclus par le CE ; l’établissement, en général conjointement avec le secrétaire, en fin d’exercice, du rapport d’activité et de gestion permettant de rendre compte de façon détaillée de l’activité du CE et de l’utilisation du budget de fonctionnement et de celui des activités sociales et culturelles.

Généralement, le trésorier fait également partie des membres élus du CE chargé d’arrêter les comptes annuels du comité d'entreprise, selon des modalités prévues par son règlement intérieur.

Quelques bonnes pratiques à appliquer

• Décrire dans le règlement intérieur l’organisation et la répartition des différentes responsabilités au sein du CE, notamment entre le secrétaire et le trésorier (signature des chèques, engagement de paiements par prélèvement, arrêté des comptes, rédaction du rapport de gestion etc.) et entre le trésorier titulaire et le trésorier adjoint, et clairement préciser les rôles et responsabilités du trésorier.
• Sécuriser les opérations financières du CE, par exemple en mettant en place des procédures internes permettant de clarifier « qui fait quoi » au sein du CE quand il s’agit de négocier avec des fournisseurs, d’engager des commandes, de recouvrer des créances, de gérer les liquidités de la machine à café, de régler une facture etc.
• Lorsque le trésorier est élu, faire un bilan exhaustif de différents moyens de paiement utilisés par le CE y compris les prélèvements automatiques. Le trésorier doit veiller à modifier toutes les autorisations bancaires et les signatures. Il doit également signifier à tous les organismes financiers en relation avec le CE qu’il est désormais le nouveau destinataire de tous les échanges.
• Le CE peut définir un seuil au-dessus duquel, tout règlement quel que soit le moyen utilisé nécessitera une double signature du secrétaire et du trésorier, par exemple.
• S’agissant des budgets, le trésorier doit également gérer les budgets du CE tout au long de l’année et anticiper les situations de tensions de trésorerie : en établissant des budgets prévisionnels pour les activités sociales et culturelles ainsi qu’un plan de trésorerie (dates prévisionnelles d’encaissement et de décaissement) ; en construisant un tableau de bord et communiquant régulièrement au CE l’avancement des activités sociales et culturelles (nombre de participants, subvention engagée par le CE…) ; la situation de la trésorerie à date, les différents abonnements (presse, documentation, abonnement téléphonique et internet…), les contrats avec les fournisseurs etc.

La responsabilité du trésorier

Attention, le trésorier ne fait, en principe, qu’appliquer les décisions du CE. Cela signifie qu’en dehors des dépenses prévues au budget prévisionnel ou des délégations spécifiques qui lui ont été conférées, il ne peut engager aucune dépense non prévue et non votée. Pour l’essentiel de son activité tout au long de l’année, le trésorier est donc un simple exécutant du CE sur l’ensemble des activités financières. À ce titre, il ne porte pas de responsabilité personnelle concernant les éventuelles pertes dégagées par la gestion des différentes activités du CE, la responsabilité est collective. Il pourra cependant, en cas de malversation, fraude ou détournement, être poursuivi pour abus de confiance. En pratique, au quotidien, le trésorier dispose d’une certaine autonomie pour régler toutes les opérations courantes. À défaut, le fonctionnement du CE serait vite paralysé.